Digitalisierungstrends HR – Es brodelt!

Digitalisierung ist eines der Schlagworte mit dem wir geradezu überschwemmt werden. Doch gerade im HR Bereich bewegt sich jetzt so viel wie nie zu vor. Ich möchte nun im Folgenden einen Einblick geben, warum gerade so viel in diesem Bereich passiert, welche Möglichkeiten es gibt und auch ein paar konkrete Tools nennen.

Der Schmelztiegel – Warum passiert gerade so viel im HR Bereich

Dies hat mit drei wesentlichen Punkten, sowohl auf Angebots- als auch Nachfrageseite zu tun. Diese Komponenten bieten die Basis, um etwas komplett Neues entstehen zu lassen.

Geänderte Bedürfnisse bei den Mitarbeitern

Die junge Generation, die nun auf den Arbeitsmarkt strömt, hat ganz andere Anforderungen als früher und für den Arbeitgeber sind qualifizierte Mitarbeiter schwer zu finden. Das Gehalt ist längst nicht mehr alleinig ausschlaggebend für die Berufsentscheidung. Noch wesentlicher als die Berufswahl ist die Entscheidung, den aktuellen Job zu verlassen. Denn wenn hier nicht auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter geachtet wird, sind diese -mühsam gewonnen- schnell wieder weg. Alles beginnt von Neuem. Teilzeitarbeit von 25-30 Stunden wird immer beliebter und eine gute Work-Life-Balance steht im Fokus. Zusätzlich wird nach sinnerfüllenden Tätigkeiten gesucht und eine funktionierende Gemeinschaft ist unerlässlich. Des Weiteren sollte Transparenz vorhanden sein. Hier kann Software maßgeblich unterstützen.

Bessere Bedingungen für den Softwaremarkt

Viele neue Technologien, die heute eingesetzt werden können, waren früher nicht verfügbar. Dadurch haben neue Anbieter, die nun auf den Markt gehen, einen großen Vorteil. Sie entwickeln ihre Software auf einer ganz anderen Basis und viel mehr Möglichkeiten. Wenn jetzt ein länger am Markt bestehender Anbieter ebenfalls diese Vorteile nutzen möchte, müsste dieser das gesamte Grundgerüst (die komplette Software) von Grund auf neu entwickeln. Dies passiert in den wenigsten Fällen. Einige Beispiele für geänderte Technologie und Grundvoraussetzung sind: Schnelleres Internet mit besserer Netzabdeckung, leistungsstarke Smartphones, höhere Digitalisierung der Benutzer, zum Standard werdende Web- und SaaS-Applikationen.

Anspruchsvollere Benutzer

Während früher akzeptiert wurde, dass Software im B2B-Bereich komplizierter war und für die Einschulung mehrere 1.000 Euro investiert werden mussten, hat sich die Sichtweise heute grundsätzlich geändert. Es wird nach einer einfachen Benutzung und smarter Software mit ergonomisch ansprechendem Design gefragt. Schnelle Ergebnisse ohne hohen Zeitaufwand. So soll es meiner Meinung nach auch sein. Ich selbst deinstalliere eine App, wenn ich mich nicht in 5 Minuten auskenne. Diesem Anspruch gerecht zu werden, ist eine der größten Herausforderungen. Man muss so viele unterschiedliche Benutzer wirklich gut kennen, um dann die bestmögliche Schnittmenge finden zu können. Diese Erkenntnis ist aber die Grundvoraussetzung, um eine Software zu schaffen, die nutzerfreundliche Bedingungen an PC sowie Smartphone schafft.

Wir haben nun die geänderten Bedürfnisse von den Mitarbeitern, die mehr Transparenz und Flexibilität fordern, anspruchsvollere Softwarebenutzer, die sich einfache und mobil verfügbare Softwareapplikationen wünschen und schlussendlich neue Technologien am Softwaremarkt, die all dies möglich machen könnten. Where is the problem?

Die Anbieter – Schweröltanker oder Speedboot

  

Es gilt nun zwischen zwei wesentlichen Gruppen von Anbietern zu unterscheiden. Zum einen die großen, alteingesessenen Firmen, die seit Jahren bestehen und in ihrer Software tausende Funktionalitäten haben (in unserem Beispiel die Schweröltanker). Zum anderen die jungen, dynamischen Firmen, welche auf den Markt strömen, um ihre Visionen von einfacher Software umzusetzen und sich nur um einen Teilbereich kümmern, welchen sie jedoch möglichst perfekt zu lösen versuchen (in unserem Beispiel die Speedboote).

Wie auch ein Schweröltanker, tragen diese alten Anbieter oft viel zu viel Ballast mit sich herum, um jemals von Grund auf starten und neue Technologien verwenden zu können. Teilweise verstehen sie die neuen Bedürfnisse der Benutzer nicht mehr und können so nicht zeitgerecht auf neue Technologien reagieren.

Die Speedboote, vergleichsweise, bieten nur einen begrenzten Bereich von Funktionen an, fokussieren sich jedoch auf diesen und optimieren hier Schritt für Schritt. Gerade mit den richtigen Einflüssen von Nutzern und der hohen Mobilität dieser jungen Anbieter können hier sehr schnell, richtig gute Produkte entstehen.

Welcher Anbieter ist nun der bessere?

Anbieterauswahl – Who’s the best buddy for you?

Das kommt immer ganz auf die firmenspezifischen Bedürfnisse und Anforderungen an. Früher wurde gesagt, dass gerade große Unternehmen unbedingt Anbieter benötigen, die viele Funktionalitäten haben und wirklich alles anbieten können. Diese Ansicht hat sich mittlerweile etwas verändert. Gerade kleine, zeitfressende Arbeiten können nun von dafür eingerichteten Softwares durchgeführt werden. Es entstehen also immer wieder Unternehmen, welche sich auf nur einen Aufgabenbereich spezialisieren. Durch diese konzentrierte Ausrichtung auf ein Tool, sollen Fehler vermieden werden. Theoretisch klingt dies sehr schlüssig. In der Praxis ist es das auch fast immer. Natürlich kann es auch hier zu Fehlern kommen. Nobody and nothing is perfect.

Deswegen sollte man hier den oft persönlichen Kontakt nutzen, um sich ein eigenes Bild von der Arbeitsweise und Professionalität des Anbieters zu machen. Vermittelt der Anbieter keinen seriösen Eindruck, sollte man sich auf keinen Fall in ein gemeinsames Boot setzen. Mein einziger Appell ist, treffen Sie Ihre Entscheidung bewusst und mit Überzeugung. Viel zu oft sieht man Fehlentscheidungen, weil sich Leute nicht trauen, neue Maßstäbe und Veränderungen zu setzen.

On-premise vs SaaS (und Cloud Software)

Während früher fast ausschließlich On-premise Lösungen (Software, die auf den Rechnern des Kunden vor Ort installiert wird) zum Einsatz kamen, also Software, hat es in den letzten neun Jahren einen starken Umschwung auf Cloud bzw. SaaS Lösungen gegeben. Kurze Erklärung:

On-Premise

  • Läuft auf den firmeninternen Servern
  • Einmalige Zahlung + Wartungsvertrag

Software-as-a-Service (SaaS)

  • Läuft auf den Servern des Anbieters
  • Bezahlung für die Nutzung mit monatlicher Vergütung

Cloud Software bedeutet, dass die Software über den Zugang des Internets genutzt werden kann. Sie wird nicht auf den eigenen Servern installiert. SaaS hingegen spezifiziert das Lizenz-System. Im Gegensatz zu früher, wird nicht der gesamte Betrag zu Beginn der Nutzung gezahlt, sondern in kleinere monatliche Beträge aufgesplittet. Es ist sozusagen ein Mietsystem. SaaS Software schließt in den meisten Fällen die Cloud mit ein, weswegen die beiden Begriffe auch häufig als Synonym verwendet werden.

Kurz gesagt: Die Zukunft ist SaaS.

Hier gibt es eigentlich keinen Diskussionsspielraum. Langfristig werden über 90% der gekauften Software Produkte, SaaS Applikationen sein. Alle namhaften statistischen Quellen zeigen einen überaus starken Trend Richtung Cloud und SaaS. Der Grund dafür ist relativ einfach zu erklären: SaaS bietet immense Vorteile für die Kunden.

  • Der Anbieter kümmert sich um die komplette IT-Infrastruktur und es werden keine internen Techniker für die Wartung des Systems benötigt.
  • Der Fokus der Anbieter liegt auf der Wartung ihres Systems. Deshalb wird oft eine über 99%-ige Verfügbarkeit erreicht, obwohl es währenddessen immer zu neuen Updates kommt.
  • Wenn ich etwas benötige, kann ich direkt bei der Firma anrufen, und muss mich nicht mit meinen eigenen IT-Technikern quälen. (Thank god! 😉 )
  • Datensicherheit ist oft besser, anstatt das System intern zu hosten. Hier auch in unserem Beitrag über die DSGVO, mit kurzer Checkliste nachzulesen. https://www.planery.io/blog/hr-tools-und-die-dsgvo/
  • Mit SaaS Software ist man immer am aktuellen Stand der Technik. Man muss nicht jedes neue Update zusätzlich kaufen und hat einen sehr fixen Kostensatz für die Budgetierung.
  • Jeder Kunde im SaaS Geschäft ist anfänglich erstmal ein Verlustgeschäft. Erst über mehrere Monate bzw. Jahre wird es rentabel für den Anbieter. Was so viel heißt wie: Niemand ist hier auf einen kurzfristigen Verkauf aus. Hier will jeder Anbieter Partnerschaften eingehen, die dem Kunden einen langfristigen Mehrwert bieten, damit diese viele Jahre gerne Kunden sind.

 

Tipp für die Kostenberechnung

Wenn man dennoch die Kosten zwischen On-Premise und SaaS Applikationen vergleichen möchte, kann man das Total-Cost-of-Ownership-Modell heranziehen. Hierbei vergleicht man die Gesamtkosten, die über die geplante Einsatzdauer der On-Premise Lösung entstehen, mit den Kosten der SaaS Lösung. Ein guter Richtwert sind hierbei fünf Jahre. Anschließend rechne ich alle während dieser Zeit anfallenden Kosten von Hardware, Lizenz, Wartungsvertrag, IT-Techniker etc. zusammen. Dann kann ich das SaaS-Modell einfach auf die gleiche Dauer hochrechnen, da ich hierbei ja sowieso auf Monats- bzw. Jahresbasis einen fixen Betrag zahle. Ein Tipp hierbei: Wenn ich eine On-Premise-Lösung für einen anfänglich hohen Betrag kaufe und sich anschließend herausstellt, dass die Lösung doch nicht so gut ist, hat man bei größeren Firmen schonmal eine Viertel-Million in den Wind geschossen. Bei SaaS habe ich hierbei nur für die bisherige Nutzungsdauer bezahlt.

Vernetzung – Teamwork makes the dream work!

Früher musste ein reger E-Mail-Austausch mit immer wieder neuen Versionen eines Word-Dokumentes stattfinden, wenn mehrere Personen an dem gleichen Projekt gearbeitet haben. Heutzutage arbeitet man direkt im gleichen Dokument und sieht sofort, wenn ein anderer Kollege eine Veränderung vornimmt. Gleiches gilt für To-Do-Listen, Dienstplänen, Programmiertätigkeiten und Zeiterfassungen. Dies ist heutzutage möglich, da man die verschiedenen Benutzer mit einfacher Software per E-Mail-Adresse zu den Tätigkeiten einlädt und diese sofort losarbeiten können. So wird Transparenz gefördert und Geschwindigkeit maßgeblich erhöht. Außerdem macht es natürlich mehr Spaß, wenn deutlich wird, wie alle tatkräftig für die Erreichung der gemeinsamen Ziele arbeiten.

Eine Statistik unserer Kunden
93% aller Firmen binden die Mitarbeiter in Planery mit ein, geben ihnen direkte Einsicht auf ihre Zeitaufzeichnungen und ermöglichen es ihnen, Urlaubsanträge direkt per App zu erledigen. Das bringt mehr Selbstverwaltung, Transparenz und schnellere Verwaltungszeiten. Positiv somit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Wieder einmal: Teamwork makes the dream work! 😊

Trends

Die Trends in der HR-Software Branche zusammengefasst.

  • Software-as-a-Service als Zukunft
  • Spezialisten für ein Anwendungsproblem, die sich genau um eine konkrete Aufgabenstellung kümmern
  • Direkte Einbindung der Mitarbeiter, um mehr Transparenz und einfachere Aufgabenbewältigung zur gewährleisten

HR-Tools

Wie versprochen, stelle ich 6 konkrete Tools für die Digitalisierung und den HR-Bereich vor, welche ich persönlich als richtungsweisend und innovativ betrachte.

Prescreen.io
Bewerbermanagement aus der Cloud, welches sowohl die Bewerber unterstützt, als auch den Recruiting-Prozess einfacher macht.
Homepage: https://prescreen.io

TeamEcho.at
Das Stimmungsbarometer für Unternehmen. Mit automatischen Abfragen bekommt man statistische Werte, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter langfristig zu verbessern.
Homepage: https://www.teamecho.at/

Chatgrape.com
Teamkommunikation per Unternehmenschat. Schnellere Absprachen und Gruppenverwaltung für effiziente Kommunikation.
Homepage: https://www.chatgrape.com/

Moveeffect.com
Gesundheitsmanagement im Unternehmen. Gemeinsam die Fitness steigern und Spaß am Sport. Langfristig weniger Krankenstände und mehr Power für den Alltag.
Homepage: https://www.moveeffect.com

SmartLearningApp.com
Mitarbeitereinschulungen und Weiterbildung einfach zur Verfügung stellen. Bringen Sie Informationen dort hin, wo die Mitarbeiter sind.
Homepage: https://www.smartlearningapp.com/

Planery.io
Ein praktisches Mitarbeitermanagement mit Dienstplanung und Funktionen wie z.B. automatische Überprüfung des Arbeitszeitgesetzes in der Zeiterfassung, muss natürlich auch sein 😉
Homepage: https://www.planery.io

 

Ich hoffe, ich konnte euch einen guten Überblick über die Triebkräfte und Trends der Digitalisierungswelle in dem HR-Bereich geben und einigen interessanten Input zum Nachdenken liefern.

Wenn Ihr eigenen Input, Tools oder andere Anregungen habt. Schreibt mir doch direkt unter matthias.rotter@planery.io

 

Beste Grüße aus Linz
Matthias Rotter

 

Zusätzliche Ressourcen:

https://financesonline.com/2018-saas-industry-market-report-key-global-trends-growth-forecasts/

https://www.forbes.com/sites/louiscolumbus/2017/04/29/roundup-of-cloud-computing-forecasts-2017/#10ff089931e8

https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS43508918