Productivity Tools - Zeitersparnis jeden Tag

Productivity Tools – Mehr Zeit jeden Tag

Productivity Tools – Mehr Zeit jeden Tag

Sind Productivity Tools schon wieder so eine „neue Erfindung“? – Nein sicher nicht. Solche Tools gab es schon immer und wurden von der Menschheit immer weiterentwickelt. Wenn man so will, ist auch eine Waschmaschine ein Produktivitätstool. Durch den Einsatz solcher Tools und Werkzeuge, können wir nervige Aufgaben schneller und einfacher lösen und haben wahrscheinlich auch mehr Spaß dabei (gut, dem Wäsche waschen kann ich auch mit Waschmaschine noch nichts abgewinnen, aber ihr wisst was ich meine).

Heutzutage leben wir im digitalen Zeitalter des 21. Jahrhunderts mit großartigen Entwicklungen. Noch nie hat sich die Welt so schnell weiterentwickelt. Gerade im Bereich von Software kommen die Entwicklungen Schlag auf Schlag und so entpuppt sich das einst so funktionale Tool als richtiger Zeitfresser. Natürlich kann die schnelle Veränderung auch mal anstrengend sein, aber keine Sorge, es wird immer einfacher.

Mehr, mehr und noch mehr Effizienz – NEIN DANKE

Bei Productivity Tools geht es meiner Meinung nach nicht darum, den Menschen bis aufs Letzte zu optimieren. Das lehne ich kategorisch ab, denn wir sind weit mehr als nur simple Aufgabenbewältiger wie Maschinen. Nein, wir sind kreativ bei der Arbeit, gehen Dinge immer wieder unterschiedlich an und können so unseren Blickwinkel ändern. Die Technik soll mir nur die Aufgaben abnehmen, die mich Zeit kosten und vom Wesentlichen ablenken. Nämlich so, dass ich mehr Zeit für strategische Planung, kreative Gedanken und persönlichen Kundenkontakt habe. Wir bei Planery finden, dass immer der Mensch im Mittelpunkt stehen muss. Das Beispiel mit der Waschmaschine zeigt deutlich, dass es Productivity Tools sowohl im privaten als auch im betrieblichen Sinne gibt.

Um nun das Abstrakte in das Greifbare zu transformieren, hier eine unserer täglichen Aufgaben.

Wie ein 10-Mitarbeiter Betrieb 3.000 € im Jahr spart

Ein Bürobetrieb mit 10 Mitarbeitern führt die Zeiterfassung per Excel-Listen. Am Ende jeder Woche schickt jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeitaufzeichnung an den Chef. Dieser fügt alle einzelnen Zeiterfassungen in ein großes Excel ein, kontrolliert diese nochmals auf Richtigkeit und ob keine Arbeitszeitgesetz Übertretung stattgefunden hat. Rückfragen wegen Unklarheiten gibt es durchschnittlich einmal in der Woche und nehmen 30 Minuten in Anspruch.

Folgende Zeitaufwände und Kosten entstehen für die reine Zeitaufzeichnung

Zeitaufwand pro Woche für Mitarbeiter

TätigkeitDauer
Gesamt33 Minuten
Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeiten30 Minuten
Abschicken per E-Mail3 Minuten

Somit entsteht ein Gesamtzeitaufwand von 33 Minuten pro Mitarbeiter in der Woche.

Zeitaufwand pro Woche für Chef

TätigkeitDauer
Gesamt100 Minuten
Zusammenfügen aller Arbeitszeiten25 Minuten
Kontrollieren der Arbeitszeiten45 Minuten
Rückfragen bei Unklarheiten30 Minuten

Für die administrativen und kontrollierenden Aufgaben fallen 100 Minuten pro Woche für den Chef an.

Gesamtzeitaufwand im Monat

BeschreibungDauer
Gesamtstunden pro Monat28,5 Stunden
33 Minuten x 10 Mitarbeiter x 4 Wochen1320 Minuten
100 Minuten x 4 Wochen400 Minuten
Gesamtminuten pro Monat1720 Minuten

Insgesamt entstehen somit für 10 Mitarbeiter und den Chef 28,5 Stunden Zeitaufwand für die Zeiterfassung im Monat.

Gesamtkosten pro Monat

BeschreibungKosten
28,5 Stunden x 17,30 € (Effektive Stundenkosten)493,05 €

Wenn man den Gesamtzeitaufwand von 28,5 Stunden im Monat nun mit einem effektiven Stundekostensatz von 17,30 € rechnet, kommt man auf einen Kostenträger von 493,05 € im Monat.

BeschreibungKosten
493,05 € x 12 Monate5.916,60 €

Bei einer jährlichen Berechnung der Kosten ergibt sich nun ein Gesamtwert von 5.916,60 € der für die Aufzeichnung, Kontrolle und Verwaltung der Arbeitszeitaufzeichnungen anfällt.

Fazit

Insgesamt benötigt ein 10 Mitarbeiter Betrieb somit für die reine Zeiterfassung (ohne Urlaube, Krankenstände und Dienstplanung) also ca. 28,5 Stunden im Monat. Wenn man dies in Geldeinheiten umrechnet, sind dies bei einem durchschnittlichen effektiven Stundenkostensatz von 17,30 € ca. 493,05 € im Monat oder 5.916,60 € Kosten im Jahr, die für kleine Prozesse anfallen.

Hierbei ist natürlich nur die rein gewonnene Arbeitszeit gerechnet und nicht die Möglichkeit des zusätzlich erwirtschafteten Umsatzes in dieser Zeitspanne, was sich somit doppelt auszahlen würde.

Deswegen lohnt sich auch ein Blick auf die kleinen wiederkehrenden Tätigkeiten, denn diese können sich schnell zu großen Kostenträgern hochmultiplizieren.

Durch den Einsatz von Planery für die reine Zeitaufzeichnung und smarte Funktionen, wie die automatische Überprüfung des Arbeitszeitgesetzes, halbieren wir diesen Wert auf durchschnittlich die Hälfte und sparen somit ca. 3.000 € pro Jahr und erhöhen gleichzeitig noch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Das ist für uns ein sinnvoller Einsatz eines Productivity Tools, denn dadurch schafft man bessere Transparenz für Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer und spart eine Menge Zeit und Geld.

Für all jene, die diese Werte einmal in der Praxis nachprüfen wollen, gibt es eine kostenlose und unverbindliche Testversion von Planery. Dabei hat man 14 Tage Zeit, den vollen Funktionsumfang unserer Software auszuprobieren und kann danach entscheiden, ob man zurück zu Excel Listen kehren oder mit Planery durchstarten möchte.

Produktive Grüße aus Linz,
euer Planery Team