Die 7 größten Fehler in der Mitarbeiterkommunikation – und wie du sie vermeidest

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Hier liegt einer der fundamentalsten Denkfehler vieler Unternehmen. Die meistgenutzten internen Kommunikationskanäle sind laut Erhebungen E-Mail (43 Prozent) und Intranet (37 Prozent). Das mag für Büromitarbeiter funktionieren. Aber was ist mit der Verkäuferin im Einzelhandel, dem Koch in der Hotelküche, dem Maschinenführer in der Produktion oder der Pflegekraft auf der Station? Diese Mitarbeiter haben oft keinen PC-Arbeitsplatz, keine Firmen-E-Mail-Adresse und keine Zeit, sich ins Intranet einzuloggen.

Das Ergebnis ist ernüchternd: In einer internationalen Studie gaben nur 10 Prozent der sogenannten Deskless Workers an, sehr zufrieden mit der internen Kommunikation ihres Betriebs zu sein. Zwei von fünf bewerten die Informationsqualität sogar als schlecht. Das betrifft ausgerechnet die Mitarbeiter, die am nächsten am Kunden, am Produkt, am Patienten sind.
 

Was du tun kannst: 

Denke mobile-first. Deine Mitarbeiter haben ein Smartphone in der Tasche – nutze das. Mitarbeiter-Apps, die wichtige Informationen per Push auf das Handy schicken, erreichen auch die Kollegin an der Kasse und den Kollegen in der Nachtschicht. Noch besser sind Lösungen, die Kommunikation in bestehende Workflows integrieren. Moderne Systeme wie Planery verbinden den Mitarbeiterchat direkt mit Dienstplanung und Zeiterfassung – so müssen Mitarbeiter nicht zwischen verschiedenen Apps wechseln und haben alle relevanten Informationen an einem Ort.
 

Zugegeben: WhatsApp ist praktisch. Alle haben es, alle kennen es, die Hürde ist niedrig. Laut Bitkom nutzen zwei Drittel aller deutschen Unternehmen Messenger-Dienste wie WhatsApp für die interne Kommunikation. Das Problem: Es ist ein rechtliches Minenfeld.
Das fängt beim Datenschutz an. WhatsApp synchronisiert standardmäßig die Telefonkontakte auf US-amerikanische Server – ohne Einwilligung der Betroffenen. Das ist ein klarer DSGVO-Verstoß. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht stuft die dienstliche WhatsApp-Nutzung als grundsätzlich datenschutzwidrig ein. Der Deutsche Fußball-Bund hat die WhatsApp-Nutzung intern komplett untersagt. Und international wurden 16 Großbanken zu insgesamt 1,1 Milliarden Dollar Strafe verurteilt, weil Mitarbeiter über private Messenger dienstlich kommunizierten und so Dokumentationspflichten umgingen.

Dazu kommen arbeitsrechtliche Risiken. Das Bundesarbeitsgericht hat im August 2023 entschieden, dass beleidigende und diskriminierende Äußerungen in privaten WhatsApp-Gruppen unter Kollegen eine fristlose Kündigung rechtfertigen können (Az. 2 AZR 17/23). Die Erwartung absoluter Vertraulichkeit ist unbegründet, wenn mehrere Personen beteiligt sind.

Und dann ist da noch das Offboarding-Problem: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, nimmt er die Chatverläufe mit – samt Kundendaten, Interna und Betriebsgeheimnissen. Einen Zugriff entziehen? Unmöglich.
 

Was du tun kannst: 

Setze auf DSGVO-konforme Business-Lösungen mit kontrollierten Zugriffsrechten. Lösungen wie der Planery Mitarbeiterchat werden auf österreichischen Servern gehostet und ermöglichen sauberes Offboarding – den Zugriff entziehst du mit einem Klick, und alle Daten bleiben im Unternehmen. Das Argument "Aber WhatsApp kennt jeder" zieht nicht mehr: Moderne Mitarbeiter-Apps sind genauso intuitiv, aber rechtssicher.
 

Viele Unternehmen verstehen interne Kommunikation als Einbahnstraße: von oben nach unten, vom Management zur Belegschaft. Informationen werden gesendet, aber nicht empfangen. Das ist ein Fehler mit weitreichenden Konsequenzen.

Die Zahlen sprechen für sich: Laut einer Umfrage von 2023 wünschen sich 77 Prozent der Mitarbeiter Beteiligungsmöglichkeiten – etwa die Chance, Fragen zu stellen oder Kommentare abzugeben. Doch in 28 Prozent der Unternehmen gibt es gar keine solche Möglichkeit, und in weiteren 34 Prozent nur selten. Das Ergebnis: Mitarbeiter fühlen sich nicht gehört und ziehen sich innerlich zurück.

Der Zusammenhang zwischen fehlender Feedback-Kultur und Fluktuation ist mittlerweile gut belegt. In einer aktuellen Studie von Staffbase und USC Annenberg aus dem Jahr 2024 gaben 61 Prozent der wechselwilligen Mitarbeiter an, dass mangelhafte interne Kommunikation zu ihrer Kündigungsabsicht beiträgt. Für 26 Prozent war sie sogar ein Hauptgrund. Umgekehrt planen 69 Prozent der Mitarbeiter, die die interne Kommunikation als gut bewerten, im Unternehmen zu bleiben.
 

Was du tun kannst: 

Schaffe niedrigschwellige Rückkanäle. Nicht jeder traut sich, in der großen Runde zu sprechen – aber in einem Einzelchat mit dem Vorgesetzten schon. Ermögliche beides. Schule deine Schichtleiter als Kommunikations-Multiplikatoren: Sie sind die Schnittstelle zwischen Management und Belegschaft und können Stimmungen früh erkennen und weitergeben. Und wenn du Feedback bekommst, zeige, dass es ankommt – auch wenn du nicht alles umsetzen kannst, signalisiert eine Antwort Wertschätzung.
 

Das Gegenteil von zu wenig Information ist nicht besser. Wenn Mitarbeiter täglich mit E-Mails, Chat-Nachrichten, Aushängen, App-Benachrichtigungen und mündlichen Ansagen bombardiert werden, schalten sie ab. 

Wichtige Informationen gehen im Rauschen unter.
Die gesundheitlichen Folgen sind mittlerweile wissenschaftlich belegt. Eine Längsschnittstudie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) aus dem Jahr 2022 hat gezeigt, dass dauerhafte Informationsüberflutung zu Stresssymptomen führt – von Konzentrationsproblemen über Schlafstörungen bis zu emotionaler Erschöpfung. Die Forscher Kersten und Junghanns werteten Daten aus den Jahren 2015 bis 2019 aus und fanden einen klaren Zusammenhang: Wer häufiger das Gefühl von "Zuviel an Infos" hatte, entwickelte über die Zeit signifikant häufiger Beschwerden. Reduzierte sich die Informationsflut, gingen auch die Symptome zurück.
 

Was du tun kannst: 

Konsolidiere deine Kanäle. Eine zentrale Plattform ist besser als fünf verschiedene Tools. Definiere klare Zuständigkeiten: Sicherheitsrelevante Informationen kommen über Kanal X, Team-News über Kanal Y, und Dienstplanänderungen über Kanal Z. Nutze Relevanzfilter, damit Mitarbeiter nur das sehen, was sie betrifft – die Köchin braucht keine Updates aus dem Housekeeping. Und hinterfrage vor jedem Versand: Muss das wirklich jetzt und an alle raus?
 

Es wird kommuniziert – aber am Thema vorbei. Eine Benchmark-Studie der Universität Leipzig aus dem Jahr 2020 hat untersucht, wie gut interne Kommunikatoren die Interessen ihrer Belegschaft treffen. Das Ergebnis ist ernüchternd: Die Themen, die Mitarbeiter wirklich interessieren – Neuigkeiten über ihre eigene Arbeit, ihr Team, ihren Standort – werden intern zu wenig behandelt. Stattdessen dominieren oft abstrakte Kennzahlen oder Management-Themen, die für den Alltag an der Front irrelevant sind.

Die Folge: Memos werden nicht gelesen, Informationen falsch interpretiert oder schlicht ignoriert. Besonders kritisch ist das in stressigen Umgebungen. Aus der Pflegebranche ist bekannt, dass komplizierte interne Memos bei ohnehin überlasteten Pflegekräften oft untergehen. Was ankommt, sind kurze, klare, auf den Arbeitsalltag bezogene Ansagen.

Dazu kommt ein oft unterschätztes Problem: Sprachbarrieren. In vielen Branchen – Gastronomie, Bau, Pflege – arbeiten Teams mit unterschiedlichen Muttersprachen zusammen. Wird ausschließlich auf Deutsch kommuniziert, erreichen wichtige Informationen einen Teil der Belegschaft nicht.
 

Was du tun kannst: 

Frage dich vor jedem Versand: Was hat der Mitarbeiter davon? Welches Problem löst diese Information für ihn? Formuliere kurz, klar und relevant für den Arbeitsalltag. Nutze visuelle Kommunikation – Bilder, Piktogramme, kurze Videos – um Sprachbarrieren zu überbrücken. Und hole dir Feedback: Kommt an, was du sendest? Wird es verstanden? Die besten Kommunikatoren sind die Schichtleiter selbst – sie wissen, was ihre Teams wirklich beschäftigt.
 

Was mündlich besprochen wird, ist schnell vergessen – oder abgestritten. Fehlende Dokumentation wird in vielen Unternehmen erst dann zum Problem, wenn es zu spät ist: vor Gericht, beim Audit, nach einem Arbeitsunfall.

Besonders kritisch ist das bei Arbeitsschutz-Unterweisungen. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet Arbeitgeber, relevante betriebliche Informationen an alle Mitarbeiter verständlich weiterzugeben – und den Nachweis darüber zu führen. 

Wer das versäumt, riskiert Bußgelder und haftet im Schadensfall. Aus der Baubranche sind Fälle dokumentiert, in denen Sicherheitsvorschriften nur auf Deutsch ausgehängt wurden. Nicht-deutsche Arbeiter verstanden sie nicht, es kam zu Unfällen, und das Unternehmen wurde haftbar gemacht.
Auch bei alltäglicheren Themen – Überstundenfreigaben, Abmahnungen, Arbeitsanweisungen – fehlt oft der schriftliche Nachweis. Im Streitfall vor dem Arbeitsgericht steht der Arbeitgeber dann mit leeren Händen da.
 

Was du tun kannst: 

Digitalisiere deine Dokumentation. Mit integrierten Chat-Lösungen wie Planery lässt sich nachvollziehen, wer wann welche Information erhalten und gelesen hat. Lesebestätigungen schaffen Rechtssicherheit. Wichtige Unterweisungen kannst du mehrsprachig versenden – als Text, PDF oder Video. Und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist dokumentiert, welche Informationen er erhalten hat. Das schützt dich im Streitfall und sorgt für Compliance.
 

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