Aphasie- und Seniorenzentrum Vechta: Zeit zurückgewinnen im Therapie-Alltag.
Organisation auf höchstem Niveau – 65.000 Therapietermine jährlich, 180 Mitarbeitende, mehrere Schichtsysteme.
Doch die Dienstplanung fühlte sich lange an wie Sisyphusarbeit: immer wieder rechnen, prüfen, nachhalten. Allein in der Pflege verschlang sie 20 bis 25 Stunden pro Woche. Wie diese Zeit zurückgewonnen wurde, ist mehr als nur eine Digitalisierungsstory.
Wie das Aphasie- und Seniorenzentrum Vechta Dienstplanung wieder beherrschbar gemacht hat
Im Aphasie- und Seniorenzentrum Vechta ist Therapie kein Programmpunkt, sondern Tagesinhalt: Acht bis zehn Therapietermine pro Patient und Tag. Bei 25 Reha-Plätzen ergeben sich somit rund 65.000 Therapietermine pro Jahr – eine Organisation, die nicht nebenbei läuft. Hinzu kommen unterschiedliche Teams und Arbeitszeitmodelle unter einem Dach: Die Pflege arbeitet im 3-Schicht-Betrieb an 365 Tagen, die Hauswirtschaft im 2-Schicht-Modell, die Therapeut:innen im flexiblen Einschicht-System von Montag bis Freitag und die Verwaltung. Insgesamt sind 180 Mitarbeitende beschäftigt.
Als Kathrin Billo vor zwei Jahren die Geschäftsführung übernahm, war hinter den Kulissen vieles noch erstaunlich analog: Es gab keine saubere Zeiterfassung und das Dienstplan-Programm wurde „weder gepflegt noch korrekt geführt“ – zudem gab es sehr viel Papier. Das Problem war nicht ein einzelner mühsamer Prozess, sondern ein Dauerzustand aus fehlender Übersicht. Wer ist wann da? Wer hat Urlaub? Wer hat wie viele Stunden? Und was passiert, wenn kurzfristig jemand ausfällt?
Gerade dann wurde die Dienstplanung zur Zettelwirtschaft. Wenn jemand krank wurde, war das keine „kurze Umplanung“, sondern es mussten Listen durchforstet, Stunden abgeglichen, Nachfragen gestellt und Mitarbeitende hinterhergelaufen werden. Selbst im normalen Alltag war es für die Mitarbeitenden unnötig kompliziert. Den Dienstplan konnte man nicht einfach digital abrufen, sondern musste ihn erst suchen.
Und dann die nackten Zahlen: Dienstplanung war nicht einfach ein Werkzeug, sondern stellte aufgrund des Stundenkontingents einen eigenen Job dar. In der Pflege bedeutete das 20 bis 25 Stunden pro Woche allein für das Schreiben und Adaptieren des Dienstplans.
Dreh- und Angelpunkt: 18 Stunden Zeitersparnis
In der Pflege waren es 20 bis 25 Stunden pro Woche nur fürs Dienstplanschreiben. „Heute erledigen wir das mit Vorlagen und Automatismen in weniger als zwei Stunden.“
Vor Planery war die Planung sehr zeitaufwendig. Heute gibt sie Zeit zurück.
Bei den Leitungen haben Tätigkeiten rund um Zeiterfassung, Vertretungen, Krankenstände und Urlaub vorher etwa zwei Stunden pro Woche in Anspruch genommen, heute sind es rund 20 Minuten. Urlaubsanträge sind kein Papierlauf mehr, sondern ein digitaler Prozess: Antrag stellen, freigeben, erledigt.
Diese Entlastung ist keine Kosmetik – sie verändert den Arbeitsalltag.
„Es ist Licht am Ende des Tunnels. Wenn das einmal automatisiert ist und sauber läuft, dann entlastet es enorm, weil man unglaublich viel altmodische Verwaltungsarbeit spart. Das ist wie Sisyphusarbeit: Immer wieder Urlaubszettel, immer wieder Summieren – stimmen die Mehrstunden? Und das kommt immer wieder! Das ist kein produktives Arbeiten.
Jetzt läuft es automatisiert, sodass man sich keine Gedanken mehr darüber machen muss und sich wieder den wesentlichen Dingen widmen kann. Ich führe lieber ein Personalgespräch, in dem ich etwas Kreatives entwickeln kann, als mich damit zu beschäftigen, ob der Zettel stimmt. Für mich ist das ein Tool, das den Arbeitsalltag verändert.“ – Kathrin Billo (Geschäftsführerin des Aphasie- und Seniorenzentrums Vechta)
Anstatt Stunden in Kontrollschleifen zu verlieren, entsteht Raum für Führungsarbeit, Gespräche mit Mitarbeitenden und inhaltliche Weiterentwicklung.
Transparenz, die wirklich spürbar ist
Die Zeitersparnis ist ein großer Hebel, aber der zweite große Hebel ist die Transparenz. Mitarbeitende haben ihre Dienste, Urlaube und Zeitkonten jederzeit griffbereit – egal, ob sie am Desktop oder mobil darauf zugreifen. Das spart Zeit, reduziert Unsicherheit und Rückfragen. Gerade bei einem Unternehmen mit 180 Mitarbeitenden reduziert das spürbar die Reibungsverluste im Alltag.
„Auch im privaten Alltag profitieren die Mitarbeitenden davon. Sie sehen auf einen Blick, wann sie sich Urlaub nehmen können, und buchen direkt. Sie müssen nicht mehr wie früher am nächsten Tag extra im Dienstplan im Gemeinschaftsraum nachsehen. Gerade für Familien ist das eine Erleichterung.“
Verlässliche Zeitbewertung & sauberer Monatsabschluss
Auch im Hinblick auf den Monatsabschluss wird alles strukturierter und berechenbarer: Gestempelte Zeiten werden automatisch nach Tarifvertrag bewertet – inklusive aller relevanten Zuschläge, etwa für Feiertage oder besondere Arbeitszeiten.
Anschließend werden die Daten über eine Schnittstelle direkt an das Lohnbüro übergeben. Das Ziel ist klar: Monatsabschlüsse ohne manuelles Nachrechnen, ohne Unsicherheit und ohne Excel-Kontrollschleifen.
Was früher händisch geprüft, gegengerechnet und hinterfragt werden musste, läuft heute systemseitig korrekt durch. Das entlastet die Buchhaltung spürbar und schafft Vertrauen in die Zahlen.
Fazit
Planery hat im Aphasie- und Seniorenzentrum Vechta nicht nur Prozesse digitalisiert, sondern auch Zeit freigesetzt. Aus Verwaltungsaufwand wurde Führungszeit und Unsicherheit wurde zu Transparenz.
Aus einer Sisyphusarbeit wurde ein automatisierter Prozess.
Jetzt kostenlos registrieren & testen
Jetzt 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen.