Kundenumfrage – Die Wahrheit tut weh. Auch bei uns?

Mit Anfang Oktober haben wir alle unsere Kunden befragt, die Planery mindestens seit einem Monat verwenden. Mit dem Ziel, die Wahrheit und nichts als die ungeschönte Wahrheit zu erfahren, haben wir einen Fragebogen zusammengestellt. Fragestellungen wie: Gab es etwas, dass Sie jemals an der Software oder bei der Verwendung geärgert hat? Welche Verbesserungsvorschläge haben Sie? Was gefällt Ihnen am besten und was ist der größte Nutzen, den Sie aus Planery ziehen?

Ein mit wahrheitssuchenden Fragen auf magazinierter Fragebogen, ein Telefon, ein Kundenbetreuer und eine Menge Kunden, sind die Protagonisten dieser Reise. Die Ergebnisse haben uns positiv verblüfft und hätten wir so nicht erwartet. Doch bevor wir hier zu schnell voranschreiten, müssen wir noch etwas Wichtiges festhalten.

Unterschätzter Aufwand

Da wir eigentlich die ganze Zeit in sehr engem Kontakt zu den meisten unserer Kunden stehen, fragten wir uns am Anfang, ob es überhaupt notwendig sei, so eine Umfrage zu machen. Denn es steckt ja auch einiges an Aufwand hinter so einem Projekt. Im Nachhinein können wir nur sagen: Gott sei Dank, haben wir es gemacht. Wir haben uns dazu entschieden, nicht einfach einen Fragebogen zuzuschicken, den die Leute ausfüllen könnten, sondern wir wollten wirklich verstehen was die Leute bewegt, erfreut, verärgert und begeistert. Deswegen haben wir uns für eine telefonische Umfrage entschieden.

Das Subjekt der Begierde

Eigentlich müsste man sagen, die Subjekte unserer Begierde. Mittlerweile sind sie in Österreich, Deutschland und der Schweiz verteilt und die Rede ist natürlich von unseren Kunden. Natürlich haben Sie alle selbst sehr viel zu tun und deswegen hier ein ganz großes Danke an unsere Kunden für die Zeit und die ehrlichen Antworten. Das war ganz großes Kino. Das kürzeste Gespräch dauerte zehn Minuten, das längste eine halbe Stunde. Hier auch unser Versprechen, dass wir uns an eurem Feedback orientieren, um Planery für euch in die gewünschte Richtung weiterzuentwickeln.

Die spannendsten Ergebnisse

Wir konnten viele interessante Ergebnisse erzielen und haben unsere Kunden wieder einmal besser kennengelernt. Hier die spannendsten Fakten:

88% der Administratoren verwenden Planery täglich im Web.

100% unserer Kunden geben nach mindestens 1 Monat Verwendung an, dass sie Planery bei der täglichen Arbeit unterstützt.

93% unserer Kunden binden die Mitarbeiter in die täglichen Prozesse direkt ein. Der Großteil der Mitarbeiter verwenden Planery per Handy App.

37% unserer Kunden geben an, dass Sie niemals irgendetwas an Planery gestört hätte und alle anderen konnten sehr gute Tipps für oft kleinere Verbesserungsvorschläge geben, um die Benutzung noch handlicher zu machen.

Die 3 größte Nutzen, die unsere Kunden durch den Einsatz von Planery haben? (geordnet nach der Anzahl der Häufigkeit)

  • Verbesserte Informationsverteilung und Transparenz
  • Alle wichtigen Daten für die Mitarbeiterverwaltung an einem Ort
  • Zeitersparnis durch schnellere Prozesse

Die am häufigsten genannten Verbesserungsvorschlägen und Wunschfunktionalitäten:

  • Dateiablage mit Einsicht für Mitarbeiter (für z.B.: Lohnzettel)
  • Kleine Verbesserungen in der Benutzeroberfläche
  • Mitarbeiter kann Arztbestätigung bei Krankenstand mit hochladen

 

Wir haben uns natürlich sofort an eurem Feedback orientiert und die erste Wunschfunktionalität haben wir bereits für euch umgesetzt 😉 Dateien können nun bereits für die Einsicht der jeweiligen Mitarbeiter freigegeben werden, um Lohnzettel gleich direkt über Planery zu verteilen.

Der direkte Kundenkontakt ist uns sehr wichtig, um auch weiterhin höchste Standards zu bieten. Vielen Dank an unsere tollen Kunden für die gute Zusammenarbeit und wir werden uns weiterhin an eurem Feedback orientieren.

 

Liebe Grüße aus Linz,

Euer Planery-Team

Digitalisierungstrends HR – Es brodelt!

Digitalisierung ist eines der Schlagworte mit dem wir geradezu überschwemmt werden. Doch gerade im HR Bereich bewegt sich jetzt so viel wie nie zu vor. Ich möchte nun im Folgenden einen Einblick geben, warum gerade so viel in diesem Bereich passiert, welche Möglichkeiten es gibt und auch ein paar konkrete Tools nennen.

Der Schmelztiegel – Warum passiert gerade so viel im HR Bereich

Dies hat mit drei wesentlichen Punkten, sowohl auf Angebots- als auch Nachfrageseite zu tun. Diese Komponenten bieten die Basis, um etwas komplett Neues entstehen zu lassen.

Geänderte Bedürfnisse bei den Mitarbeitern

Die junge Generation, die nun auf den Arbeitsmarkt strömt, hat ganz andere Anforderungen als früher und für den Arbeitgeber sind qualifizierte Mitarbeiter schwer zu finden. Das Gehalt ist längst nicht mehr alleinig ausschlaggebend für die Berufsentscheidung. Noch wesentlicher als die Berufswahl ist die Entscheidung, den aktuellen Job zu verlassen. Denn wenn hier nicht auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter geachtet wird, sind diese -mühsam gewonnen- schnell wieder weg. Alles beginnt von Neuem. Teilzeitarbeit von 25-30 Stunden wird immer beliebter und eine gute Work-Life-Balance steht im Fokus. Zusätzlich wird nach sinnerfüllenden Tätigkeiten gesucht und eine funktionierende Gemeinschaft ist unerlässlich. Des Weiteren sollte Transparenz vorhanden sein. Hier kann Software maßgeblich unterstützen.

Bessere Bedingungen für den Softwaremarkt

Viele neue Technologien, die heute eingesetzt werden können, waren früher nicht verfügbar. Dadurch haben neue Anbieter, die nun auf den Markt gehen, einen großen Vorteil. Sie entwickeln ihre Software auf einer ganz anderen Basis und viel mehr Möglichkeiten. Wenn jetzt ein länger am Markt bestehender Anbieter ebenfalls diese Vorteile nutzen möchte, müsste dieser das gesamte Grundgerüst (die komplette Software) von Grund auf neu entwickeln. Dies passiert in den wenigsten Fällen. Einige Beispiele für geänderte Technologie und Grundvoraussetzung sind: Schnelleres Internet mit besserer Netzabdeckung, leistungsstarke Smartphones, höhere Digitalisierung der Benutzer, zum Standard werdende Web- und SaaS-Applikationen.

Anspruchsvollere Benutzer

Während früher akzeptiert wurde, dass Software im B2B-Bereich komplizierter war und für die Einschulung mehrere 1.000 Euro investiert werden mussten, hat sich die Sichtweise heute grundsätzlich geändert. Es wird nach einer einfachen Benutzung und smarter Software mit ergonomisch ansprechendem Design gefragt. Schnelle Ergebnisse ohne hohen Zeitaufwand. So soll es meiner Meinung nach auch sein. Ich selbst deinstalliere eine App, wenn ich mich nicht in 5 Minuten auskenne. Diesem Anspruch gerecht zu werden, ist eine der größten Herausforderungen. Man muss so viele unterschiedliche Benutzer wirklich gut kennen, um dann die bestmögliche Schnittmenge finden zu können. Diese Erkenntnis ist aber die Grundvoraussetzung, um eine Software zu schaffen, die nutzerfreundliche Bedingungen an PC sowie Smartphone schafft.

Wir haben nun die geänderten Bedürfnisse von den Mitarbeitern, die mehr Transparenz und Flexibilität fordern, anspruchsvollere Softwarebenutzer, die sich einfache und mobil verfügbare Softwareapplikationen wünschen und schlussendlich neue Technologien am Softwaremarkt, die all dies möglich machen könnten. Where is the problem?

Die Anbieter – Schweröltanker oder Speedboot

  

Es gilt nun zwischen zwei wesentlichen Gruppen von Anbietern zu unterscheiden. Zum einen die großen, alteingesessenen Firmen, die seit Jahren bestehen und in ihrer Software tausende Funktionalitäten haben (in unserem Beispiel die Schweröltanker). Zum anderen die jungen, dynamischen Firmen, welche auf den Markt strömen, um ihre Visionen von einfacher Software umzusetzen und sich nur um einen Teilbereich kümmern, welchen sie jedoch möglichst perfekt zu lösen versuchen (in unserem Beispiel die Speedboote).

Wie auch ein Schweröltanker, tragen diese alten Anbieter oft viel zu viel Ballast mit sich herum, um jemals von Grund auf starten und neue Technologien verwenden zu können. Teilweise verstehen sie die neuen Bedürfnisse der Benutzer nicht mehr und können so nicht zeitgerecht auf neue Technologien reagieren.

Die Speedboote, vergleichsweise, bieten nur einen begrenzten Bereich von Funktionen an, fokussieren sich jedoch auf diesen und optimieren hier Schritt für Schritt. Gerade mit den richtigen Einflüssen von Nutzern und der hohen Mobilität dieser jungen Anbieter können hier sehr schnell, richtig gute Produkte entstehen.

Welcher Anbieter ist nun der bessere?

Anbieterauswahl – Who’s the best buddy for you?

Das kommt immer ganz auf die firmenspezifischen Bedürfnisse und Anforderungen an. Früher wurde gesagt, dass gerade große Unternehmen unbedingt Anbieter benötigen, die viele Funktionalitäten haben und wirklich alles anbieten können. Diese Ansicht hat sich mittlerweile etwas verändert. Gerade kleine, zeitfressende Arbeiten können nun von dafür eingerichteten Softwares durchgeführt werden. Es entstehen also immer wieder Unternehmen, welche sich auf nur einen Aufgabenbereich spezialisieren. Durch diese konzentrierte Ausrichtung auf ein Tool, sollen Fehler vermieden werden. Theoretisch klingt dies sehr schlüssig. In der Praxis ist es das auch fast immer. Natürlich kann es auch hier zu Fehlern kommen. Nobody and nothing is perfect.

Deswegen sollte man hier den oft persönlichen Kontakt nutzen, um sich ein eigenes Bild von der Arbeitsweise und Professionalität des Anbieters zu machen. Vermittelt der Anbieter keinen seriösen Eindruck, sollte man sich auf keinen Fall in ein gemeinsames Boot setzen. Mein einziger Appell ist, treffen Sie Ihre Entscheidung bewusst und mit Überzeugung. Viel zu oft sieht man Fehlentscheidungen, weil sich Leute nicht trauen, neue Maßstäbe und Veränderungen zu setzen.

On-premise vs SaaS (und Cloud Software)

Während früher fast ausschließlich On-premise Lösungen (Software, die auf den Rechnern des Kunden vor Ort installiert wird) zum Einsatz kamen, also Software, hat es in den letzten neun Jahren einen starken Umschwung auf Cloud bzw. SaaS Lösungen gegeben. Kurze Erklärung:

On-Premise

  • Läuft auf den firmeninternen Servern
  • Einmalige Zahlung + Wartungsvertrag

Software-as-a-Service (SaaS)

  • Läuft auf den Servern des Anbieters
  • Bezahlung für die Nutzung mit monatlicher Vergütung

Cloud Software bedeutet, dass die Software über den Zugang des Internets genutzt werden kann. Sie wird nicht auf den eigenen Servern installiert. SaaS hingegen spezifiziert das Lizenz-System. Im Gegensatz zu früher, wird nicht der gesamte Betrag zu Beginn der Nutzung gezahlt, sondern in kleinere monatliche Beträge aufgesplittet. Es ist sozusagen ein Mietsystem. SaaS Software schließt in den meisten Fällen die Cloud mit ein, weswegen die beiden Begriffe auch häufig als Synonym verwendet werden.

Kurz gesagt: Die Zukunft ist SaaS.

Hier gibt es eigentlich keinen Diskussionsspielraum. Langfristig werden über 90% der gekauften Software Produkte, SaaS Applikationen sein. Alle namhaften statistischen Quellen zeigen einen überaus starken Trend Richtung Cloud und SaaS. Der Grund dafür ist relativ einfach zu erklären: SaaS bietet immense Vorteile für die Kunden.

  • Der Anbieter kümmert sich um die komplette IT-Infrastruktur und es werden keine internen Techniker für die Wartung des Systems benötigt.
  • Der Fokus der Anbieter liegt auf der Wartung ihres Systems. Deshalb wird oft eine über 99%-ige Verfügbarkeit erreicht, obwohl es währenddessen immer zu neuen Updates kommt.
  • Wenn ich etwas benötige, kann ich direkt bei der Firma anrufen, und muss mich nicht mit meinen eigenen IT-Technikern quälen. (Thank god! 😉 )
  • Datensicherheit ist oft besser, anstatt das System intern zu hosten. Hier auch in unserem Beitrag über die DSGVO, mit kurzer Checkliste nachzulesen. https://www.planery.io/blog/hr-tools-und-die-dsgvo/
  • Mit SaaS Software ist man immer am aktuellen Stand der Technik. Man muss nicht jedes neue Update zusätzlich kaufen und hat einen sehr fixen Kostensatz für die Budgetierung.
  • Jeder Kunde im SaaS Geschäft ist anfänglich erstmal ein Verlustgeschäft. Erst über mehrere Monate bzw. Jahre wird es rentabel für den Anbieter. Was so viel heißt wie: Niemand ist hier auf einen kurzfristigen Verkauf aus. Hier will jeder Anbieter Partnerschaften eingehen, die dem Kunden einen langfristigen Mehrwert bieten, damit diese viele Jahre gerne Kunden sind.

 

Tipp für die Kostenberechnung

Wenn man dennoch die Kosten zwischen On-Premise und SaaS Applikationen vergleichen möchte, kann man das Total-Cost-of-Ownership-Modell heranziehen. Hierbei vergleicht man die Gesamtkosten, die über die geplante Einsatzdauer der On-Premise Lösung entstehen, mit den Kosten der SaaS Lösung. Ein guter Richtwert sind hierbei fünf Jahre. Anschließend rechne ich alle während dieser Zeit anfallenden Kosten von Hardware, Lizenz, Wartungsvertrag, IT-Techniker etc. zusammen. Dann kann ich das SaaS-Modell einfach auf die gleiche Dauer hochrechnen, da ich hierbei ja sowieso auf Monats- bzw. Jahresbasis einen fixen Betrag zahle. Ein Tipp hierbei: Wenn ich eine On-Premise-Lösung für einen anfänglich hohen Betrag kaufe und sich anschließend herausstellt, dass die Lösung doch nicht so gut ist, hat man bei größeren Firmen schonmal eine Viertel-Million in den Wind geschossen. Bei SaaS habe ich hierbei nur für die bisherige Nutzungsdauer bezahlt.

Vernetzung – Teamwork makes the dream work!

Früher musste ein reger E-Mail-Austausch mit immer wieder neuen Versionen eines Word-Dokumentes stattfinden, wenn mehrere Personen an dem gleichen Projekt gearbeitet haben. Heutzutage arbeitet man direkt im gleichen Dokument und sieht sofort, wenn ein anderer Kollege eine Veränderung vornimmt. Gleiches gilt für To-Do-Listen, Dienstplänen, Programmiertätigkeiten und Zeiterfassungen. Dies ist heutzutage möglich, da man die verschiedenen Benutzer mit einfacher Software per E-Mail-Adresse zu den Tätigkeiten einlädt und diese sofort losarbeiten können. So wird Transparenz gefördert und Geschwindigkeit maßgeblich erhöht. Außerdem macht es natürlich mehr Spaß, wenn deutlich wird, wie alle tatkräftig für die Erreichung der gemeinsamen Ziele arbeiten.

Eine Statistik unserer Kunden
93% aller Firmen binden die Mitarbeiter in Planery mit ein, geben ihnen direkte Einsicht auf ihre Zeitaufzeichnungen und ermöglichen es ihnen, Urlaubsanträge direkt per App zu erledigen. Das bringt mehr Selbstverwaltung, Transparenz und schnellere Verwaltungszeiten. Positiv somit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Wieder einmal: Teamwork makes the dream work! 😊

Trends

Die Trends in der HR-Software Branche zusammengefasst.

  • Software-as-a-Service als Zukunft
  • Spezialisten für ein Anwendungsproblem, die sich genau um eine konkrete Aufgabenstellung kümmern
  • Direkte Einbindung der Mitarbeiter, um mehr Transparenz und einfachere Aufgabenbewältigung zur gewährleisten

HR-Tools

Wie versprochen, stelle ich 6 konkrete Tools für die Digitalisierung und den HR-Bereich vor, welche ich persönlich als richtungsweisend und innovativ betrachte.

Prescreen.io
Bewerbermanagement aus der Cloud, welches sowohl die Bewerber unterstützt, als auch den Recruiting-Prozess einfacher macht.
Homepage: https://prescreen.io

TeamEcho.at
Das Stimmungsbarometer für Unternehmen. Mit automatischen Abfragen bekommt man statistische Werte, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter langfristig zu verbessern.
Homepage: https://www.teamecho.at/

Chatgrape.com
Teamkommunikation per Unternehmenschat. Schnellere Absprachen und Gruppenverwaltung für effiziente Kommunikation.
Homepage: https://www.chatgrape.com/

Moveeffect.com
Gesundheitsmanagement im Unternehmen. Gemeinsam die Fitness steigern und Spaß am Sport. Langfristig weniger Krankenstände und mehr Power für den Alltag.
Homepage: https://www.moveeffect.com

SmartLearningApp.com
Mitarbeitereinschulungen und Weiterbildung einfach zur Verfügung stellen. Bringen Sie Informationen dort hin, wo die Mitarbeiter sind.
Homepage: https://www.smartlearningapp.com/

Planery.io
Ein praktisches Mitarbeitermanagement mit Dienstplanung und Funktionen wie z.B. automatische Überprüfung des Arbeitszeitgesetzes in der Zeiterfassung, muss natürlich auch sein 😉
Homepage: https://www.planery.io

 

Ich hoffe, ich konnte euch einen guten Überblick über die Triebkräfte und Trends der Digitalisierungswelle in dem HR-Bereich geben und einigen interessanten Input zum Nachdenken liefern.

Wenn Ihr eigenen Input, Tools oder andere Anregungen habt. Schreibt mir doch direkt unter matthias.rotter@planery.io

 

Beste Grüße aus Linz
Matthias Rotter

 

Zusätzliche Ressourcen:

https://financesonline.com/2018-saas-industry-market-report-key-global-trends-growth-forecasts/

https://www.forbes.com/sites/louiscolumbus/2017/04/29/roundup-of-cloud-computing-forecasts-2017/#10ff089931e8

https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS43508918

Productivity Tools - Zeitersparnis jeden Tag

Productivity Tools – Mehr Zeit jeden Tag

Productivity Tools – Mehr Zeit jeden Tag

Sind Productivity Tools schon wieder so eine „neue Erfindung“? – Nein sicher nicht. Solche Tools gab es schon immer und wurden von der Menschheit immer weiterentwickelt. Wenn man so will, ist auch eine Waschmaschine ein Produktivitätstool. Durch den Einsatz solcher Tools und Werkzeuge, können wir nervige Aufgaben schneller und einfacher lösen und haben wahrscheinlich auch mehr Spaß dabei (gut, dem Wäsche waschen kann ich auch mit Waschmaschine noch nichts abgewinnen, aber ihr wisst was ich meine).

Heutzutage leben wir im digitalen Zeitalter des 21. Jahrhunderts mit großartigen Entwicklungen. Noch nie hat sich die Welt so schnell weiterentwickelt. Gerade im Bereich von Software kommen die Entwicklungen Schlag auf Schlag und so entpuppt sich das einst so funktionale Tool als richtiger Zeitfresser. Natürlich kann die schnelle Veränderung auch mal anstrengend sein, aber keine Sorge, es wird immer einfacher.

Mehr, mehr und noch mehr Effizienz – NEIN DANKE

Bei Productivity Tools geht es meiner Meinung nach nicht darum, den Menschen bis aufs Letzte zu optimieren. Das lehne ich kategorisch ab, denn wir sind weit mehr als nur simple Aufgabenbewältiger wie Maschinen. Nein, wir sind kreativ bei der Arbeit, gehen Dinge immer wieder unterschiedlich an und können so unseren Blickwinkel ändern. Die Technik soll mir nur die Aufgaben abnehmen, die mich Zeit kosten und vom Wesentlichen ablenken. Nämlich so, dass ich mehr Zeit für strategische Planung, kreative Gedanken und persönlichen Kundenkontakt habe. Wir bei Planery finden, dass immer der Mensch im Mittelpunkt stehen muss. Das Beispiel mit der Waschmaschine zeigt deutlich, dass es Productivity Tools sowohl im privaten als auch im betrieblichen Sinne gibt.

Um nun das Abstrakte in das Greifbare zu transformieren, hier eine unserer täglichen Aufgaben.

Wie ein 10-Mitarbeiter Betrieb 3.000 € im Jahr spart

Ein Bürobetrieb mit 10 Mitarbeitern führt die Zeiterfassung per Excel-Listen. Am Ende jeder Woche schickt jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeitaufzeichnung an den Chef. Dieser fügt alle einzelnen Zeiterfassungen in ein großes Excel ein, kontrolliert diese nochmals auf Richtigkeit und ob keine Arbeitszeitgesetz Übertretung stattgefunden hat. Rückfragen wegen Unklarheiten gibt es durchschnittlich einmal in der Woche und nehmen 30 Minuten in Anspruch.

Folgende Zeitaufwände und Kosten entstehen für die reine Zeitaufzeichnung

Zeitaufwand pro Woche für Mitarbeiter

TätigkeitDauer
Gesamt33 Minuten
Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeiten30 Minuten
Abschicken per E-Mail3 Minuten

Somit entsteht ein Gesamtzeitaufwand von 33 Minuten pro Mitarbeiter in der Woche.

Zeitaufwand pro Woche für Chef

TätigkeitDauer
Gesamt100 Minuten
Zusammenfügen aller Arbeitszeiten25 Minuten
Kontrollieren der Arbeitszeiten45 Minuten
Rückfragen bei Unklarheiten30 Minuten

Für die administrativen und kontrollierenden Aufgaben fallen 100 Minuten pro Woche für den Chef an.

Gesamtzeitaufwand im Monat

BeschreibungDauer
Gesamtstunden pro Monat28,5 Stunden
33 Minuten x 10 Mitarbeiter x 4 Wochen1320 Minuten
100 Minuten x 4 Wochen400 Minuten
Gesamtminuten pro Monat1720 Minuten

Insgesamt entstehen somit für 10 Mitarbeiter und den Chef 28,5 Stunden Zeitaufwand für die Zeiterfassung im Monat.

Gesamtkosten pro Monat

BeschreibungKosten
28,5 Stunden x 17,30 € (Effektive Stundenkosten)493,05 €

Wenn man den Gesamtzeitaufwand von 28,5 Stunden im Monat nun mit einem effektiven Stundekostensatz von 17,30 € rechnet, kommt man auf einen Kostenträger von 493,05 € im Monat.

BeschreibungKosten
493,05 € x 12 Monate5.916,60 €

Bei einer jährlichen Berechnung der Kosten ergibt sich nun ein Gesamtwert von 5.916,60 € der für die Aufzeichnung, Kontrolle und Verwaltung der Arbeitszeitaufzeichnungen anfällt.

Fazit

Insgesamt benötigt ein 10 Mitarbeiter Betrieb somit für die reine Zeiterfassung (ohne Urlaube, Krankenstände und Dienstplanung) also ca. 28,5 Stunden im Monat. Wenn man dies in Geldeinheiten umrechnet, sind dies bei einem durchschnittlichen effektiven Stundenkostensatz von 17,30 € ca. 493,05 € im Monat oder 5.916,60 € Kosten im Jahr, die für kleine Prozesse anfallen.

Hierbei ist natürlich nur die rein gewonnene Arbeitszeit gerechnet und nicht die Möglichkeit des zusätzlich erwirtschafteten Umsatzes in dieser Zeitspanne, was sich somit doppelt auszahlen würde.

Deswegen lohnt sich auch ein Blick auf die kleinen wiederkehrenden Tätigkeiten, denn diese können sich schnell zu großen Kostenträgern hochmultiplizieren.

Durch den Einsatz von Planery für die reine Zeitaufzeichnung und smarte Funktionen, wie die automatische Überprüfung des Arbeitszeitgesetzes, halbieren wir diesen Wert auf durchschnittlich die Hälfte und sparen somit ca. 3.000 € pro Jahr und erhöhen gleichzeitig noch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Das ist für uns ein sinnvoller Einsatz eines Productivity Tools, denn dadurch schafft man bessere Transparenz für Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer und spart eine Menge Zeit und Geld.

Für all jene, die diese Werte einmal in der Praxis nachprüfen wollen, gibt es eine kostenlose und unverbindliche Testversion von Planery. Dabei hat man 14 Tage Zeit, den vollen Funktionsumfang unserer Software auszuprobieren und kann danach entscheiden, ob man zurück zu Excel Listen kehren oder mit Planery durchstarten möchte.

Produktive Grüße aus Linz,
euer Planery Team

Der Zwölfstundentag – Wenn ein Gesetz geändert wird

In den Medien wurde das Thema bereits über die Landesgrenzen hinaus diskutiert. Nach dem Beschluss der Regierung am 5.7.2018 ist es nun zu einigen Änderungen an dem Arbeitszeitgesetz gekommen. Diese sind ab dem 1. September 2018 in Kraft getreten.

Doch der Zwölfstundentag war bereits in vielen Betrieben Realität und auch legal. Zum Beispiel Krankenschwestern und Polizisten sind diese Art von Diensten bereits seit je her gewohnt.

Was ändert sich nun mit der Entscheidung der Regierung?

Es wurden die Arbeitszeiten für alle Branchen flexibilisiert.

  • Der 8-Stunden Tag und die 40-Stunden Woche bleiben weiter erhalten.
  • Es darf Fallweise bis zu 12 Stunden pro Tag und 60 Stunden pro Woche gearbeitet werden.
  • Im Viermonatsschnitt dürfen laut einer EU Richtlinie nicht mehr als 48 Stunden pro Woche gearbeitet werden.
  • Die 11. Und 12. Stunde ist eine Überstunde mit Zuschlag.
  • Arbeitsleistungen über 10 Stunden oder über 50 Wochenstunden können jederzeit aus persönlichen Gründen abgelehnt werden
  • Bei Gleitzeit ist es möglich als Höchstarbeitszeit 12 Stunden anzunehmen. Dadurch wird in einem Büro eine Vier-Tage-Woche möglich.
  • Bei einer Gleitzeit (selbstbestimmtem Arbeiten) fallen in der 11. Und 12. Stunde keine Überstundenzuschläge an. Wenn die Überstunden angeordnet werden, fallen wie bisher Zuschläge an.
  • In Kollektivverträgen können Zeitguthaben und Zeitschulden über mehrere Zeiträume hinweg übertragen werden.
  • Die Beschäftigung an bis zu vier Wochenenden oder Feiertagen pro Kalenderjahr per Vereinbarung ist möglich (ausgenommen Verkaufstätigkeiten).
  • Die tägliche Ruhezeit bei geteilten Diensten im Hotel- und Gastgewerbe wurde auf 8 Stunden verkürzt.
  • Familienangehörige und Arbeitnehmer mit selbständiger Entscheidungsbefugnis sind von dem Arbeitszeitgesetzt und Arbeitsruhegesetz ausgenommen.

Fazit

Der Zwölfstundentag bringt weniger Veränderung, als man anfangs annehmen möchte. In vielen Branchen war es zuvor schon üblich (Krankenschwestern, Polizisten, etc.) und durch die höhere Flexibilisierung, kam es mehr zu einer Anpassung an die Bedürfnisse aus der Praxis. Gerade viele junge Menschen bevorzugen längere Arbeitszeiten an weniger Tagen, um ein längeres Wochenende zu haben. Wir haben bei der automatischen Arbeitszeitüberprüfung natürlich auch gleich reagiert und nun kann diese frei wählbar auch auf 12 Stunden eingestellt werden.

Weitere Ressourcen:

https://derstandard.at/2000082840414/Einmaleins-der-neuen-Arbeitszeit

https://www.trendingtopics.at/12-stunden-tag/

https://www.wko.at/service/arbeitsrecht-sozialrecht/arbeitszeit.html

https://www.arbeiterkammer.at/interessenvertretung/arbeitundsoziales/arbeitszeit/12-Stunden-Tag__Ein_Faktencheck_.html

Updates: Neue Funktionen

Updates: Was hat sich in den letzten Monaten getan?

Wir sind stolz euch die neuen Features von Planery präsentieren zu dürfen. Eins vorweg, es hat sich richtig viel getan und es wurde laufend weiterentwickelt. Das ganze Team hat sich voll reingehängt und trotzdem war die Stimmung immer großartig, obwohl wenig bis keine Zeit für Urlaub bleibt. Doch das positive Feedback von euch, gibt uns die Motivation genau in diesem Tempo weiterzumachen und nicht vom Gas zu gehen.

Wohin geht die Reise?

Angefangen hat alles mit einer einfachen online Applikation, um Dienstpläne zu erstellen. Mittlerweile ist das über ein Jahr her und die Fahrt hat sich anders entwickelt als Anfangs gedacht. Aktuell bieten wir 4 große Hauptmodule an: Dienstplanung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiter Chat. Mit einer ganz einfachen online Applikation angefangen, entwickelt sich Planery zu dem Tool für die komplette Mitarbeiterverwaltung. Sobald du Mitarbeiter in deinem Unternehmen hast, ist Planery für dich die tägliche Arbeitserleichterung. Dabei ist es egal ob es Kleinunternehmen mit 5 Mitarbeiter oder Großunternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeitern sind. Wir finden für jeden eine passende Lösung. Wichtig ist uns, dass es ganz einfach zu verwenden ist und die Mitarbeiter per Handy App die wichtigsten Dinge ganz fix erledigen können und so das Leben für die Mitarbeiter als auch die Verwaltung im Unternehmen vereinfacht wird.

Was hat sich denn nun getan?

Alles klar, los geht’s. Wir haben alles in die einzelnen Module gegliedert, um mehr Übersicht zu schaffen. Festhalten, jetzt geht’s ab!

Online Dienstplan: Arbeitsrecht und Echtzeit Überprüfung!

Wenn man die Dienstpläne erstellt, bekomm man nun eine sofortige farbliche Rückmeldung ob schon alles perfekt ist oder man noch wo nachbessern muss. Und das geht nicht nur über eine Liste – sondern wird gleich direkt bei dem einzelnen Dienst angezeigt. Egal ob Ihr jemanden einplant der gerade auf Urlaub ist oder mal die tägliche Höchstarbeitszeit überschritten wurde. Ihr wisst sofort, was los ist. Und hier sind wir schon beim nächsten Punkt: Die arbeitsrechtlichen Überprüfungen wurden hinzugefügt. Diese könnt Ihr ganz genau über das Zeitmodell einstellen und erhaltet anschließend eine sofortige Überprüfung, ob eine arbeitszeitrechtliche Regel mal überschritten wurde. So entgeht Ihr hohen Strafen und dazu ist es noch ganz einfach. Vielfach von euch gewünscht, wir haben es umgesetzt! – 😉

Dienstplan Arbeitszeitgesetz Regeln

Zeitmodell Arbeitszeitgesetz Regeln

Verfügbarkeitszeiten von Mitarbeitern

Gerade bei Teilzeit-Mitarbeitern, Studenten und geringfügig Angestellten kommt es vor, dass diese nicht immer Zeit haben und zum Beispiel nur mittwochs und donnerstags arbeiten können. Auch das kann man nun bei Planery direkt bei den jeweiligen Mitarbeitern hinterlegen, damit man immer die Übersicht behält und dies in der Dienstplanung ganz einfach berücksichtigen kann.

Urlaubsplan Mitarbeiter: Grafiken verbessern die Übersicht!

Oft genug, muss man schnell nachschauen wo das Urlaubskontingent von einem einzelnen Mitarbeiter steht. Damit das in Sekundenschnelle geht, haben wir in der Mitarbeiter-Detailseite nun eine Grafik mit Detail Auflistung eingebaut. Schnelle Übersicht und trotzdem genug Details mit dem aufgelisteten Urlaubskonto.

Urlaubstage Mitarbeiter Bild

Urlaubskonto mit Urlaubstagen

Zeiterfassung: Auch hier Arbeitsrecht und Fingerprint-Terminal

Weil die Ist-Arbeitszeit natürlich immer komplett anders ausfallen kann, als die Planzeiten aus dem Dienstplan, aufgrund von kurzfristigen Auslastungsänderungen, ungeplanten Abwesenheiten etc. haben wir auch hier eine Echtzeitüberprüfung für die arbeitszeitrechtlichen Regeln eingebaut. Mit einem Blick erkennt man nun, wo ein Verstoß aufgetreten ist (wenn z.B.: ein Mitarbeiter vergessen hat auszustempeln) und kann sofort darauf reagieren. Auf dieses Feature sind wir besonders stolz.

Arbeitszeitaufzeichnung mit Arbeitszeitgesetz Überprüfung

Da es oft sehr wichtig ist, dass sich wirklich nur der jeweilige Mitarbeiter einstempeln kann der da ist und um Schabernack zu verhindern, haben wir nun auch einen Hardware-Terminal im Angebot mit dem sich die Leute sowohl mit einem Chip, als auch einem Fingerprint verifizieren können. Das schafft klare Regeln und Fairness für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Fingerprint und Chip Terminal

Mitarbeiter Chat: Lieber Chat als E-Mail

Oft sind es kleine und kurze Absprachen zwischen Mitarbeitern, Abteilungsleitern und HR-Verantwortlichen, die aber sehr häufig auftreten. Dabei geht es um Dienstwechsel, zusätzliche

Informationen für einen Tag oder Nachfragen bzgl. der Dienstzeiten und vieles mehr. Weil E-Mails hier immer unbeliebter werden (und das E-Mail-Postfach ja sowieso immer übergeht 😉), haben wir genau zu diesem Zweck einen Chat implementiert. Dieser kann sowohl im Web als auch per App genutzt werden, um Absprachen schneller und einfacher zu gestalten. Das Beste daran: Man hat keine Probleme mehr mit der DSGVO und man muss nicht die Handynummer (wie bei Whatsapp) oder E-Mail Adressen von jedem Mitarbeiter einspeichern, sondern kann sofort und ohne Mehraufwand den Chat verwenden.

Chat für Mitarbeiterkommunikation App

Das waren einige der wichtigsten Updates und Änderungen bei Planery und viel Großartiges wird noch entstehen. Eines der größten Features überhaupt ist gerade in Arbeit, was das ist verraten wir allerdings erst nächstes Mal 😊

Vielen Dank an unsere tollen Kunden und es ist uns eine Freude mit euch zu Arbeiten!

Liebe Grüße aus Linz

Euer Planery Team

HR-Tools und die DSGVO: Checkliste

Seit der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung am 25.Mai 2018 ist viel Neues zu beachten. Gerade personenbezogene Daten von Mitarbeitern sind ein heikles Thema und diesen muss besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Deswegen hier ein kurzer Leitfaden, was zu beachten ist und auf was es bei HR-Tools im Zusammenhang mit der DSGVO ankommt.

Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine europaweite Verordnung, die mit einem umfangreichen Regelwerk die Datenverarbeitung im Unternehmenskontext regelt. Grundsätzlich gilt die Regelung für alle Unternehmen mit Sitz in der Europäischen Union und Unternehmen aus Drittstaaten, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten.

Ziele der DSGVO

  • Schutz der Daten von Unternehmen und natürlichen Personen
  • Rechtssicherheit in einer immer höher digitalisierten und vernetzten Welt
  • Europaweiter Standard

Was bedeutet dies in der Praxis für das Personalwesen?

Da seit Mai 2018 nun Verstöße, gegen das Datenschutzgesetz mit hohen Geldstrafen geahndet werden, ist jetzt noch genauer auf die penible Einhaltung zu achten. Deswegen hier eine schnelle Checklist.

Checkliste: Was sind die wichtigsten ToDo´s und welche Prozesse gehören definiert?

  • Welche Daten werden an welchen Stellen erfasst?
  • Wohin werden diese Daten weitergeleitet und wofür werden sie verwendet?
  • Welche Verschiedenen Technischen Systeme werden in der Praxis für die Datenübertragung verwendet? (E-Mail, Interner Kommunikationsdienst, Whatsapp, etc.?)
  • Liegt eine Einwilligung der Nutzung der Daten vor?
  • Überprüfung der Dienstverträge, Betriebsvereinbarungen etc.
  • Kommunikation mit dem Betriebsrat
  • Prozesse für die Löschung der Daten inklusive maximaler Aufbewahrungsdauer definieren
  • Welche Auftragsverarbeiter werden herangezogen und gibt es schriftliche Vereinbarungen?

Welche Merkmale muss ich bei HR-Software beachten?

  • On-premise oder Cloud Software
    On-premise Software sind Installationen, die auf den firmeninternen Servern laufen. Cloud-Software hingegen läuft auf den Servern der Software Anbieter. Was ist zu bevorzugen? Sowohl Cloud als auch On-premise Lösungen können sicher gestaltet sein.
    Hierbei sollte ich mich Fragen:
    1) Zuallererst: Erfüllt die Software überhaupt meine Anforderungen? Unabhängig von der Art, wird dies allzu gern übersehen.
    2) Habe ich das nötige Know-how, um firmenintern die Software über einen längeren Zeitraum zu warten und auf den neusten Sicherheitsstandards zu halten?
    3) Wenn es eine Cloud-Software ist, werden die Daten innerhalb der EU gespeichert?
    4) Steht eine Auftragsverarbeiter-Vereinbarung zur Verfügung?
  • Berechtigungen für verschiedene Benutzergruppen
    Gerade bei Software im Personalbereich sind oft eine Vielzahl von Kollegen beteiligt. Damit man hier einen sicheren Umgang gewährleisten kann, benötigt man ein Berechtigungssystem für verschiedene Benutzergruppen, um genau steuern zu können auf welche Daten jemand Zugriff hat.

Benötigt man denn wirklich eine Software um DSGVO-konform zu sein?

Ja und Nein: Bei dieser Frage scheiden sich die Geister. Grundsätzlich braucht man keine Software um DSGVO konform zu sein. Allerdings kennen wir die Umsetzungen in der Praxis, wenn es eben keine standardisierten Prozesse gibt. Allzu oft werden Dienstpläne, Arbeitsaufzeichnungen und andere sensible Daten per Mail oder WhatsApp versendet. Oft werden auch E-Mail Postfächer über Jahre nicht bereinigt, sodass man keine Kontrolle mehr über die Daten hat. Eine Software mit verschiedenen Zugriffsrechten um die Sichtbarkeit von sensiblen Daten einzuschränken, ist hier eine Unterstützung.

Fazit

Wir von Planery finden die DSGVO sehr gut, auch wenn diese natürlich gerade in der Umstellungsphase wieder einen zusätzlichen bürokratischen Aufwand verursacht. Diese ist aber trotzdem dringend nötig, denn in den letzten Jahren ist die Menge an Daten, die über das Internet transferiert worden sind, um ein Vielfaches gestiegen und bis 2025 soll sich diese Zahl nochmals verzehnfachen. Deswegen ist ein bewusster Umgang mit Daten im Allgemeinen sehr wichtig. Gerade aber für personenbezogene Daten von Mitarbeitern ist ein verantwortungsbewusster Umgang die Pflicht für jeden Personalmanager.

 

Zusätzliche Ressourcen:

https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/Informationen-zur-EU-Datenschutz-Grundverordnung.html

Pitchen zum Erfolg

Anderen Menschen seine Geschäftsidee präsentieren zu dürfen und das im Rahmen eines großartigen Events ist immer eine Herausforderung und auch eine Chance. Um so mehr freuen wir uns, dass wir bei der Trend@Venture Gala die Jury von uns überzeugen konnten. Vielen Dank an die tolle Jury (Oliver Holle – CEO Speedinvest; Andreas Bierwirth – CEO T-Mobile; Hansi Hansmann; Doris Agneter – CEO tecnet equity; Vanessa Voss – trend). Es war ein toller Abend und jetzt freuen wir uns auf die gemeinsame Arbeit in Berlin mit Axel Menneking.

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Unsere Vision

Der Beginn von Planery
Als wir uns das erste Mal mit der Dienstplanung beschäftigt haben, war uns sofort klar, hier muss was verbessert werden. Nur wie? Der Grundgedanke war es, ein Produkt zu schaffen, das jedem Beteiligten einen Mehrwert bietet und das Leben erleichtert. Schnell kamen wir von der Dienstplanung zur Urlaubsplanung, dann zur Zeiterfassung und dann waren da schon die rechtlichen Rahmenbedingungen (Arbeitszeitgesetz, Arbeitsruhegesetz), die vielen Planern das Leben erschwert. Wir haben uns mit unzähligen Unternehmern und Mitarbeitern getroffen und deren tägliche Arbeit analysiert und uns alle Ärgerlichkeiten angehört. Das war ein toller Austausch für uns und es waren sehr wichtige Erfahrungen. Aus all dem gesammelten Wissen haben wir einen Plan entwickelt, um das zu lösen.
Also gingen wir an die Umsetzung eine Software zu entwickeln, mit der Dienstpläne erstellt werden können, die Urlaubsplanung erledigt wird und auch die Arbeitszeiten erfasst werden.
Das Ziel: So einfach wie möglich
Dabei ist es unser großes Ziel den Leuten ein Tool in die Hand zu geben, das so kinderleicht zu bedienen ist, dass sie sagen: „Wow, ich habe noch nie etwas so Einfaches, mit einer so hohen Qualität und Umfang gesehen.“
Um das bieten zu können, geben wir jede Woche 200 Prozent. Deswegen ist Planery auch eine SaaS (Software-as-a-Service) Applikation. Bei uns zahlt man nicht einmal einen hohen Preis, sondern einen kleinen monatlichen Betrag. So bekommt der Kunde immer die aktuellste Version von Planery. Weil Stillstand Rückschritt bedeutet und wir Planery immer weiter verbessern, um unsere Kunden Monat für Monat aufs Neue zu begeistern.
Flexibel und Effizient
Gerade, weil wir mit größtmöglicher Flexibilität eine Anpassung an den Kunden vornehmen, können wir die täglichen Arbeitsroutinen so effizient gestalten, dass keine Zeit mehr unnötig verlorengeht. Die Einbindung der Mitarbeiter ist das Hauptaugenmerk, denn heutzutage kann (und soll man auch) die Wünsche und Anliegen seiner Angestellten ernst nehmen. Dafür braucht man aber ein Tool, um dies sinnvoll und transparent zu gestalten. Das ist Planery. So erhöhen wir die Mitarbeiterzufriedenheit, machen effiziente Dienstplanung möglich und das mit einer perfekten Übersicht für die Planer und Manager.
Ein großer Dank gilt all den tollen Leuten und Unternehmen, mit denen wir ständig zusammenarbeiten, um Planery zur weltweit besten Dienstplanungssoftware zu machen.

Planery – we live to plan

(c) MecGreenie Production

Excel Dienstpläne, NEIN DANKE!

Die Dienstplanung mit Excel war lange Zeit die einzige Lösung für die meisten KMU´s, denn spezielle Software war teuer und schwierig zu bedienen. Doch die Dienstplanung mit Excel hat einige Nachteile: Meistens sind Sie mit mehreren Formeln überladen, flexible und transparente Planung ist nur bedingt möglich und der Überblick geht schnell verloren.
Mit Planery bieten wir eine professionelle und schnelle Software für die komplette Mitarbeiterverwaltung, die ganz einfach zu bedienen ist und den Planer bei seinen täglichen Aufgaben unterstützt.
Hierzu haben wir viele Tools entwickelt, hier das Wichtigste:

Einfache Oberfläche und 5 Schritte Tutorial für schnelleres Planen
Mobile App für das Arbeiten von unterwegs
Mitarbeiter bekommen Dienstpläne direkt auf das Handy
Automatische Benachrichtigung bei Änderung
Belegungshilfen bei Diensten
Automatische Zeiterfassung durch Stempeluhr
Arbeitszeiten können in Sekunden exportiert werden

… und noch vieles mehr

Planery – Dein Dienstplan aus Österreich

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Spring Contest 2017

Der Spring Contest bietet jungen Startups eine Bühne um Ihre Geschäftsidee zu präsentieren und sich dem Feedback einer hochkarätigen Jury zu stellen. Insgesamt waren acht Startups dabei, wobei fünf über das Community Voting ausgewählt wurden.
Wir konnten überzeugen und haben gewonnen!
Das Event wurde von DerBrutkasten organisiert und fand im A1 Startup Campus statt. Über 60 Startups nahmen an dem Voting Teil und Dank euch, waren wir unter den ersten fünf. Die ausgewählten Gründer hatten die große Chance, ihre Geschäftsidee in einem 2-minütigen Pitch vorzutragen. Unter der Jury waren unter anderem Bernhard Lehner, Michael Altrichter und Mario Mayerthaler.
In dem 2-minütigen Pitch und den anschließenden fünf Minuten der Fragerunde, konnten wir die Jury von uns überzeugen. Wir haben Ihnen bewiesen, dass unsere Idee haargenau die Bedürfnisse unserer Kunden trifft, unser Businessplan umsetzbar ist und wir den Willen haben, etwas Großes daraus zu machen.
Dadurch konnten wir zwei wirklich tolle Preise gewinnen:

  1. Ein Rechtsberatungspaket von BTP Nährboden im Wert von 2000,- €
  2. Ein Invitation Only Package für Factory300, dem neuen Startup Hotspot in Linz, wo wir als eines der ersten Startups eine einzigartige Möglichkeit der Weiterentwicklung bekommen

Es war ein wirklich toller Abend und das positive Feedback von Experten wissen wir zu schätzen. Wir halten euch weiter auf dem Laufenden und danken euch für eure Unterstützung!
Planery – we live to plan

Photo by Marko Kovic