Vorteile einer Online-Dienstplanung

In folgendem Artikel werden die Vorteile einer digitalen Lösung zur Personaleinsatzplanung näher beschrieben. Danach will bestimmt keiner mehr einen Dienstplan mit Excel erstellen!

Planungsfehler durch bessere Übersichtlichkeit vermeiden

Einer der größten Vorteile einer Dienstplanungssoftware ist die verbesserte Übersichtlichkeit durch ein modernes User-Interface. Je nach Bereich-, Mitarbeiter- oder Kalenderansicht können die Dienste erstellt werden. Der Planer sieht sofort, wo noch eine freie Schicht ist und kann diese umgehend besetzen. Doppelbesetzungen und andere Planungsfehler werden durch automatische Hinweise vermieden. Außerdem hat man immer im Blick, wie viele Stunden ein Mitarbeiter bereits eingeteilt ist. Des Weiteren wird man an Abwesenheiten der Mitarbeiter, wie Urlaube oder Krankenstände, direkt in der Dienstplanung informiert. Etwaige Planungsfehler können somit auf ein Minimum reduziert werden.

Zeitaufwand für die Dienstplanung reduzieren

Mit einer digitalen Lösung zur Personaleinsatzplanung kann der Aufwand für diese leidige Arbeit maßgeblich reduziert werden. Mithilfe von Vorlagen und der Möglichkeit, Dienste zu duplizieren, lässt sich der Planungsaufwand um bis zu 75 % verringern. Durch die intuitive Anwendbarkeit eines solchen Tools schafft man das auch ohne aufwändige Einschulung. Somit bleibt den Planern viel Zeit für wichtigere Dinge.

Online-Planung bietet eine hohe Flexibilität

Ein Mitarbeiter fällt spontan aus und schon ist die sorgfältige Planung über den Haufen geworfen. In so einer Situation muss schnell und flexibel reagiert werden, um mögliche Personalengpässe ausgleichen zu können. Mit einem Online-Dienstplan kann man auch von unterwegs per Smartphone-App auf solche Änderungen reagieren. Auf den ersten Blick erhält man die Information, welche Mitarbeiter als Ersatz einspringen könnten – und diese lassen sich direkt aus dem Dienstplan heraus über den integrierten Mitarbeiterchat kontaktieren und einteilen.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Eine digitale Dienstplanung verbessert die Kommunikation und ermöglicht es, die Mitarbeiter in den Planungsprozess einzubeziehen. Die Mitarbeiter können sich etwa selbstständig für Bewerbungsdienste melden und haben somit ein Mitspracherecht über ihre Arbeitszeiten. Außerdem können sie über die dazugehörige App den Dienstplan jederzeit abrufen und werden in Echtzeit über Änderungen informiert. Die Zeit, in der der Dienstplan öffentlich ausgehängt und per WhatsApp weitergeleitet wird, ist somit endgültig vorbei. Hinsichtlich des Datenschutzes – Stichwort DSGVO – befindet man sich damit auch auf der sicheren Seite.

Hinweise auf das Arbeitszeitgesetz

Bei den vielen gesetzlichen Regelungen zur Arbeits- und Pausenzeit kann man schnell den Überblick verlieren. Spätestens seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 in Deutschland und § 26 AZG in Österreich ist die Pflicht zur lückenlosen Arbeitszeiterfassung klar geregelt. Bei einer Überprüfung durch das Arbeitsinspektorat muss jedoch alles passen, ansonsten kann es schnell sehr teuer werden. Mithilfe einer Software bekommt man automatisierte Hinweise, wenn ein Dienst nicht den gesetzlichen Vorschriften entspricht, und man kann diesen dementsprechend anpassen.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass auch die Personaleinsatzplanung mittlerweile im digitalen Zeitalter angekommen ist. Unflexible und mit Formeln überladene Excel-Dienstpläne sind veraltet und führen nur zu Frust bei allen Beteiligten. Stattdessen kann man mit einer Online-Dienstplanungssoftware den Planungsaufwand erheblich reduzieren und für den Planer sowie für die Mitarbeiter essenzielle Vorteile schaffen.

Legen Sie jetzt bei der Erstellung von Dienstplänen den Turbo ein. Smart Shifting ist das neue, KI-unterstützte Feature der Dienstplanungsfunktion von Planery.

Mehr zu Smart Shifting