Zeiterfassung im Optikerbetrieb ist mehr als ein Stempelzettel
Der Alltag im Optikfachgeschäft läuft selten linear. Eine Mitarbeiterin ist vormittags in der Werkstatt, wechselt mittags auf die Verkaufsfläche und übernimmt am Nachmittag eine Refraktion. Ein Lehrling hilft in mehreren Filialen aus. Der Samstag hat andere Öffnungszeiten als der Rest der Woche, und in den Wochen vor Schulbeginn explodiert das Terminaufkommen. Wer das alles mit Excel, handschriftlichen Zetteln oder einem Dienstplan aus dem Warenwirtschaftssystem zu erfassen versucht, verliert früher oder später den Überblick – und damit bares Geld.
Geister-Überstunden, die niemand sieht.
Wenn eine Mitarbeiterin jeden Tag 30 Minuten früher kommt und das niemand dokumentiert, sammeln sich über Monate stille Überstunden an – bis sie bei der Lohnverrechnung aufschlagen.
Wer ist heute im Laden?
In jeder Filiale muss ein:e Augenoptikermeister:in anwesend sein. Qualifikationen, Schichtrhythmen und Urlaube manuell abzustimmen kostet jede Woche Stunden – und geht trotzdem regelmäßig schief.
Samstagsarbeit, Zuschläge, Teilzeit-Mix.
Zuschläge, Feiertagsregelungen und unterschiedliche Wochenmodelle – gerade in Österreich – manuell zu berechnen ist eine Fehlerquelle, die sich monatlich rächt.
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So arbeitet Planery in Ihrem Optikerbetrieb.
Planery bildet den Alltag in der Augenoptik ab, ohne Sie zu überfordern. Ihre Mitarbeitenden können per Terminal, Tablet oder Smartphone-App stempeln. Als Inhaber:in sehen Sie in Echtzeit, wer anwesend ist, wer Überstunden ansammelt, wer Urlaub hat und wo ein Engpass droht. Am Monatsende geht die Abrechnung sauber und geprüft an Ihre Buchhaltung – inklusive Stundenbewertung nach Kollektivvertrag und nicht als Zettelstapel.
Hinterlegen Sie Rollen wie „Augenoptikermeister:in", „Kontaktlinsenanpasser:in" oder „Werkstatt". Planery warnt automatisch, wenn eine Schicht ohne Meister:in im Laden besetzt wird.
Samstags-, Sonn- und Feiertagszuschläge, Nachtarbeit, Teilzeit-Mehrarbeit: Planery berechnet die Zuschläge nach Tarifvertrag/Kollektivvertrag und macht sie jederzeit transparent.
Ihr:e Steuerberater:in bekommt den Monatsabschluss als strukturierten Export – kompatibel mit BMD, DATEV, RZL und weiteren gängigen Lohnsystemen. „Alles außer dem Lohnzettel" beschreibt ein Bestandskunde den Workflow.
Das sagen Kunden über Planery
„Wir haben früher auf Zetteln vertraut – heute vertrauen wir den Daten. Planery gibt uns als Optiker mit mehreren Standorten die Sicherheit, dass bei jeder Prüfung alles stimmt, die Überstunden im Griff sind und unsere Mitarbeiter jederzeit wissen, wo sie stehen. Das ist kein nice-to-have, das ist ein Fundament.“
Zur Kundenstory Optik Schwabegger
„Seit der Einführung des Zeiterfassungstools laufen unsere Abläufe deutlich strukturierter und transparenter. Die Bedienung ist intuitiv, die Auswertungen sparen Zeit, und der administrative Aufwand hat sich spürbar reduziert. Für unseren Betrieb ein echter Effizienzgewinn.“
Zur Kundenstory Apollo Optik, Inh. Gerald Murrer
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Vom ersten Gespräch zur laufenden Zeiterfassung in unter zwei Wochen
- Schritt 1: Kennenlernen (30 Minuten, online)
Sie zeigen uns Ihren Betrieb, wir zeigen Ihnen Planery live am Beispiel eines Optikerbetriebs wie Ihrem. Keine Folien, keine Pauschal-Demo. - Schritt 2: Einrichtung
Wir übernehmen die Grundkonfiguration: Filialen, Rollen, Arbeitszeitmodelle, Schnittstelle zur Lohnverrechnung. Dauert in der Regel ein bis drei Tage – Sie müssen nichts selbst bauen. - Schritt 3: Team-Onboarding
Ihre Mitarbeitenden werden in einer 20-Minuten-Session eingeschult. Die App ist so intuitiv, dass auch Kolleg:innen ohne technisches Faible sofort stempeln können. Schritt 4: Go-live & persönlicher Support
Ab dem ersten Tag haben Sie eine persönliche Ansprechperson, die Sie im Zweifel direkt anrufen. Keine Hotline, kein Ticket. „Ich habe die Nummer im Handy eingespeichert", sagt ein Kunde.
Arbeitszeiterfassung, die jeder Prüfung standhält.
Rechtssicher in Österreich und Deutschland
Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung und dessen Umsetzung in Österreich (AZG) und Deutschland ist eine lückenlose, manipulationssichere Erfassung der Arbeitszeit Pflicht – unabhängig von der Betriebsgröße. Planery ist darauf ausgelegt, diese Anforderungen ohne Zusatzkonfiguration zu erfüllen:
- Revisionssicher: Jede Änderung wird mit Zeitstempel, Benutzer und Grund protokolliert.
- DSGVO-konform: Server in der EU, verschlüsselte Übertragung, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
- Manipulationsgeschützt: Zeitbuchungen können nicht nachträglich unbemerkt verändert werden.
- Audit-fähig: Bei Prüfungen (Finanzpolizei, AK-Kontrolle) generieren Sie den geforderten Export in wenigen Sekunden.
Häufige Fragen zu Zeiterfassung und Dienstplan für Optiker
Seit dem EuGH-Urteil und der nationalen Umsetzung im Arbeitszeitgesetz sind alle Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit lückenlos und manipulationssicher zu erfassen. Das gilt auch für Optikerbetriebe mit nur einem Mitarbeiter. Ein handschriftlicher Zettel wird in Prüfungen nicht mehr anerkannt. Planery erfüllt diese Anforderungen digital und revisionssicher.
Ja. Planery wurde gezielt so entwickelt, dass es auch für Betriebe mit drei bis fünf Mitarbeitenden funktioniert und sich rechnet. Die Einrichtung dauert wenige Tage, die Bedienung ist ohne IT-Kenntnisse möglich, und Sie zahlen nur für die Köpfe, die Sie tatsächlich abrechnen.
Ja. Sie hinterlegen im System Rollen und Qualifikationen wie „Augenoptikermeister:in", „Werkstatt", „Kontaktlinsenanpasser:in" oder „Auszubildende:r". Planery weist Schichten qualifikationsbasiert zu und warnt, wenn eine gesetzlich oder organisatorisch erforderliche Rolle nicht besetzt ist.
Am Monatsende exportieren Sie einen geprüften Abrechnungs-Datensatz, der Stunden, Überstunden, Zuschläge, Urlaub und Krankenstände enthält. Der Export ist kompatibel mit gängigen österreichischen Systemen wie BMD, SAGE sowie mit DATEV. Ihre Steuerberatung muss nichts mehr manuell nachtippen.
Planery speichert sämtliche Daten auf Servern innerhalb der EU, verschlüsselt Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit. Mitarbeitende haben jederzeit Einblick in ihre eigenen Zeiten, was die Transparenzpflichten der DSGVO zusätzlich abdeckt.
Ja. Planery ersetzt keine Warenwirtschafts- oder Kassensoftware, sondern ergänzt sie. Sie erfassen Stunden, Schichten und Urlaube in Planery und lassen Ihre Verkaufs- und Kundendaten in der bestehenden Fachsoftware. Schnittstellen zu gängigen Optiker-Systemen werden auf Anfrage eingerichtet.
Ihre Mitarbeitenden können per Smartphone-App (iOS und Android), per Tablet im Geschäft oder am Browser über einen stationären Rechner stempeln. Optional richten wir ein dediziertes Terminal im Pausenraum oder am Eingang ein.
Die Kosten hängen von der Anzahl der aktiven Mitarbeitenden und den gebuchten Modulen (Zeiterfassung, Dienstplan, Urlaubsmanagement) ab. Für einen typischen Optikerbetrieb mit fünf bis zehn Mitarbeitenden liegt der Invest deutlich unter einer Stunde Buchhaltungsaufwand pro Monat. Im kostenlosen Erstgespräch nennen wir Ihnen einen konkreten Preis für Ihren Betrieb.
Zwischen Vertragsabschluss und produktivem Go-live liegen in der Regel sieben bis vierzehn Tage. Wir übernehmen die Einrichtung, das Team-Onboarding dauert pro Mitarbeitendem rund 20 Minuten.
Nein. Sie haben eine persönliche Ansprechperson, die Sie direkt telefonisch oder per Nachricht erreichen. Bestehende Kunden heben diesen persönlichen Support regelmäßig als entscheidenden Unterschied zu größeren Anbietern hervor.
Bereit, Ihre Stunden und Schichten in den Griff zu bekommen?
Vereinbaren Sie ein unverbindliches 30-Minuten-Gespräch. Wir zeigen Ihnen Planery am Beispiel eines Optikerbetriebs in Ihrer Größenordnung – ohne Vertriebsdruck, ohne Folien, ohne Verpflichtung.