Optik Schwabegger – Zettelchaos zur sauberen Stundenverwaltung

Das Problem hat einen Namen: Zettelchaos 

Die Zeiterfassung lief über ein veraltetes Add-on eines CRM-Programms – und selbst das war nur der halbe Aufwand, denn anschließend musste alles ausgedruckt werden. Die Nachkontrolle am Monatsende war aufwendig – und selbst danach fehlte jede Möglichkeit, die Zahlen wirklich zu prüfen. Stimmen die Stunden? Wurden Pausen korrekt erfasst? Für ein Unternehmen mit 6 Standorten und 20 Mitarbeitern war das auf Dauer unhaltbar. Was fehlte, war keine große Transformation – sondern schlicht Sauberkeit in den Daten. 

Empfohlen, gestartet, überzeugt 

Den Weg zu Planery fand Optik Schwabegger über die Einkaufs- und Marketinggemeinschaft OPTICON mit Sitz in Wels. Keine aufwendige Evaluierung, kein langer Auswahlprozess – die Empfehlung passte, und vom ersten Gespräch an stimmte die Chemie: Beratung auf Augenhöhe, echtes Verständnis für die Herausforderungen eines Optikerbetriebs. Alle 6 Standorte wurden gleichzeitig auf Planery umgestellt. 

Heute läuft die gesamte Stundenverwaltung über Planery: Zeiterfassung, Überstundenauswertung, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Monatsberichte. Und was früher manueller Aufwand mit Fehlerrisiko war, passiert jetzt automatisch: Die aufbereiteten Stundendaten werden direkt an die Buchhaltung übergeben – ohne händisches Zusammentragen, ohne Rückfragen. 

„Für die Buchhaltung machen wir alles darüber – bis auf den eigentlichen Lohnzettel. Die ganze Stundenverwaltung läuft komplett über Planery.“ – Maximilian Schwabegger, Geschäftsführer Optik Schwabegger

Transparenz für beide Seiten

Was sich für die Führungsebene verändert hat: Die Überstundenentwicklung ist jederzeit sichtbar, man kann früh reagieren bevor sich Stunden aufstauen. Auch die Mitarbeiter profitieren direkt – sie sehen jederzeit ihren eigenen Stundenstand und müssen nicht mehr nachfragen.

Die Einführung verlief dabei nicht ohne Reibung. „Müssen wir das wirklich digital machen, reicht nicht unser Zettel?“ – das war die erste Reaktion im Team. Für eine Branche, die bei Brillenkonfiguration und digitalen Anpasstools längst in der Gegenwart angekommen ist, war die Zeiterfassung der letzte analoge Zettel. Auch der ist jetzt weg.
 

Sicherheit bei jeder Prüfung

„Planery ist ein Sicherheitsprogramm – besonders für Optiker mit mehreren Mitarbeitern, die schnell den Überblick über Stunden verlieren können. Bei jeder Prüfung, egal welcher Art, ist alles auf die Sekunde genau dokumentiert, nachvollziehbar und gesichert. Und wenn jemand es nicht einträgt, ist er selbst schuld.“

Das trifft den Kern: Planery schafft nicht nur Effizienz, sondern Nachweissicherheit. Was früher im Nachhinein kaum rekonstruierbar war, ist heute lückenlos dokumentiert – ob für den Jahresabschluss, eine externe Prüfung oder einfach für die eigene Gewissheit.
 

Nicht nur ein Tool – auch ein Team

Was im Gespräch genauso deutlich wird wie die Funktionen selbst: die persönliche Ebene. Bei Fragen gibt es keinen anonymen Helpdesk, sondern echte Ansprechpartner – erreichbar, engagiert und mit dem nötigen Tiefgang, um wirklich weiterzuhelfen.

„Ich muss dem Peter ein großes Lob aussprechen. Er beantwortet immer alles mit voller Zufriedenstellung und hängt sich da voll rein. Seine Nummer habe ich schon im Handy gespeichert – das sagt eigentlich alles.“
 

Fazit

Optik Schwabegger hat mit Planery kein großes System eingeführt – sondern ein verlässliches. Die Zeiterfassung ist kein Kontrollproblem mehr, die Daten sind sauber, die Übergabe an die Buchhaltung läuft automatisch. Aus einem Zettelchaos wurde ein Prozess, dem alle vertrauen können.