Apollo Optik, Inh. Gerald Murrer: Vier Filialen, ein Plan – Stundenkonten endlich auf einen Blick

Wie ein Apollo-Franchisenehmer aus Bayern die Übersicht über vier Filialen zurückgewonnen hat

Apollo Optik, Inh. Gerald Murrer, betreibt als Franchisenehmer vier Filialen in Bayern, dazu eine eigene Werkstatt. Geplant werden müssen rund 30 Mitarbeitende – Führungskräfte, Verkaufsmitarbeiter:innen und Werkstatt-Personal über alle Standorte hinweg. Eine Konstellation, bei der ein einzelner Standort einer anderen Filiale schnell auf die Füße tritt, sobald die Übersicht fehlt.

Es war kein einzelner Vorfall, der den Ausschlag gab. Eher ein Dauerzustand, wie er in vielen Unternehmen vorkommt. Die Geschäftsführung wollte raus aus der Verwaltung – und rein in echte Klarheit.

Vom Doppel-Setup zur Komplettlösung

Spannend ist der Auswahlprozess: Ursprünglich wollte Apollo Optik, Inh. Gerald Murrer, gar nicht Planery, sondern Sheepblue – wegen dessen Autoplanungs-Funktion. Schnell stellte sich aber heraus, dass das Tool die Zeiterfassung nicht abbildete. So wurde Planery zunächst als ergänzendes System ins Boot geholt, über die vorhandene Schnittstelle zwischen den beiden Lösungen. Was sich danach abzeichnete, war eine Reise in nur eine Richtung: weg vom Doppel-Setup, hin zu einer einzigen Lösung.

„Dann kam der Entschluss nur noch Planery einzusetzen – was die beste Entscheidung war.“ – Matthias Weishart

Die Vorlagen-basierte Planung mit Mitarbeiterwünschen erwies sich im Alltag als deutlich praxistauglicher als die Autoplanung des Vorgängers – weniger Vorbereitungsaufwand, bessere Abbildung der realen Wünsche aus dem Team, mehr Akzeptanz.

Einführung: parallel laufen lassen, dann umschalten

Herr Weishart hat den Wechsel pragmatisch angelegt: Planery wurde mehrere Tage parallel zum alten System gefahren, mit gezielten Rückfragen beim Support, wann immer ein Punkt unklar war. Erst als alle Grunddaten und Strukturen sauber abgebildet waren, wurde das alte System abgeschaltet.

Das Team selbst reagierte unaufgeregt – aus einem nachvollziehbaren Grund: Ein System, das für beide Seiten gleichermaßen transparent und verpflichtend ist, nimmt Diskussionen vorweg.

„Die Akzeptanz bei den Mitarbeiter:innen war sehr gut – ein transparentes System, welches für beide Seiten verpflichtend ist, schafft Vertrauen.“ – Matthias Weishart

Dienstplanung mit Mitarbeiterwünschen statt Auto-Lotterie

Gerade in einer Branche, in der die Personaldecke oft wenig Puffer lässt, ist das ein spürbarer Unterschied. Es geht um die richtigen Köpfe am richtigen Standort – an Samstagen, in den Stoßzeiten, mit einer Werkstatt im Hintergrund, die liefern muss.

Bei Apollo Optik, Inh. Gerald Murrer, baut die Planung heute auf Vorlagen auf, in denen die Wünsche und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden bereits abgebildet sind. Die wöchentliche Planung wird so deutlich weniger zum Puzzle und mehr zum Feinjustieren.

Mitarbeitende können ihre Schichten jederzeit in der App einsehen, Wünsche bekanntgeben und Dienste nach Absprache tauschen. Im Alltag ist das mehr als Komfort: Kleine Klärungen wandern vom Telefon oder Zettel direkt ins System – einsehbar, dokumentiert, für alle nachvollziehbar.

Stundenkonten ohne böse Überraschungen

Im Betrieb gilt eine klare Spielregel für maximal Plus- und Minusstunden. Das Ziel ist allerdings, Mehr- und Minderstunden möglichst klein zu halten und den erlaubten Korridor gar nicht erst auszureizen.

Genau hier liefert Planery den Hebel, den Herr Weishart und die Geschäftsführung vorher vermisst haben: Die Stundenkonten sind jederzeit sichtbar, und das System signalisiert deutlich, wenn ein:e Mitarbeiter:in zu viele Stunden geplant ist. Statt am Monatsende festzustellen, dass das Konto „irgendwie“ voll ist, lässt sich frühzeitig gegensteuern.

Für ihr Lohnbüro verwendet Apollo Optik, Inh. Gerald Murrer eine Übergabe der Arbeitszeiten, Urlaube sowie Krankenstände. Die Stunden- und Resturlaubsstände sehen die Mitarbeitenden direkt in ihrer App. Rückfragen aus der Lohnverrechnung, die früher zum Monatsritual gehörten, sind nahezu verschwunden.

„Es gab immer Rückfragen bei der Lohnverrechnung. Jetzt ist alles fix und es gibt nahezu keine Rückfragen mehr, alles eine Frage der Vorbereitung der Grunddatensätze und der Struktur, die man plant.“ – Matthias Weishart

Urlaub: vom großen Kalender in die Hosentasche

Vorher: ein großer Kalender plus eine Excel-Datei. Wer Urlaub wollte, trug ihn händisch ein, jemand anders prüfte ihn händisch nach. Heute laufen Abwesenheitsanträge nach kurzer Absprache direkt über die App – beantragt, freigegeben, dokumentiert.

Auch kurzfristige Ausfälle werden im System sauber abgebildet. Krankheitsfälle werden über eine sich selbst genehmigende Abwesenheit am selben Tag erfasst.

Resturlaube, Abwesenheitsquoten und laufende Krankenstände sind heute über die Exportmöglichkeiten in Planery jederzeit auswertbar – ein deutliches Plus gegenüber der Zeit, in der diese Informationen über mehrere Tabellen verstreut waren.

Was am Ende den Unterschied macht

Wenn man Herrn Weishart fragt, woran er den Mehrwert konkret festmacht, antwortet er ohne Umschweife: „Die App, der Dienstplan und die Zeiterfassung über den Fingerprint.“

Drei Bausteine, die zusammen ein System ergeben: ein Plan, der über das Handy in Sekunden aktuell ist, sobald sich etwas ändert. Mitarbeitende, die ihre Stunden, Resturlaube und Dienste jederzeit selbst einsehen können. Und eine Führungsebene, die nicht mehr auf das nächste Excel-Update warten muss, um zu wissen, wo sie steht.

Fazit

Aus drei nebeneinanderlaufenden Systemen wurde ein verlässliches. Die Doppelplanungen über die Standorte hinweg gehören der Vergangenheit an, die Überstunden sind keine Überraschung am Monatsende mehr, und der administrative Aufwand für die Stundenaufbereitung ist deutlich gesunken. Was sich verändert hat, ist die Grundlage, auf der entschieden wird – nachvollziehbar, dokumentiert und für beide Seiten gleichermaßen zugänglich.

„Seit der Einführung des Zeiterfassungstools laufen unsere Abläufe deutlich strukturierter und transparenter. Die Bedienung ist intuitiv, die Auswertungen sparen Zeit, und der administrative Aufwand hat sich spürbar reduziert. Für unseren Betrieb ein echter Effizienzgewinn.“ – Matthias Weishart, Bereichsleiter Apollo Optik, Inh. Gerald Murrer

Auf die Frage, wem er Planery empfehlen würde, fällt die Antwort entsprechend kurz aus: „Jedem Betrieb, der eine Zeiterfassung mit Mitarbeiterplanung sucht, die nachhaltig die Wünsche der Mitarbeiter und der Geschäftsführung erfüllt.“ Und an alle Optiker:innen, die noch zögern: „Ausprobieren und sich überzeugen lassen.“