Von Papierordnern zur digitalen Personalakte Software
Statt in Ordnern, Excel und Fileserver-Strukturen zu suchen, digitalisieren Sie Ihre Personalunterlagen mit einer elektronischen Personalakte: Verträge, Nachweise, Lohnzettel und Stammdaten liegen zentral in Planery.
Typische Probleme, die Sie damit lösen:
- Lohnzettel werden digital in der Personalakte zugestellt – kein Drucken, Kuvertieren oder Verteilen mehr.
- Schulungsnachweise und Impfungen laufen transparent ab.
- Mitarbeiterdokumente liegen nicht mehr verstreut am Fileserver, sondern als digitale Mitarbeiterakte pro Person.
- Stammdaten werden nicht mehr doppelt gepflegt, sondern zentral aktualisiert.
So wird aus einem Flickenteppich an Tools eine einheitliche Sicht auf jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter.
Von der Zeiterfassung, Dienst- & Urlaubsplanung über die Übergabe der Zeiten an die Lohnverrechnung (inkl. KV-Zeitbewertungen) bis zur Personalakte alles Zentral mit einem Login.
Was die digitale Personalakte in Planery kann
Dokumente & Mitarbeiterdetails an einem Ort in der digitalen Personalakte Software
Im Mitarbeiterprofil laden Sie alle relevanten Dokumente in der digitalen Personalakte hoch – z. B. Verträge, Vereinbarungen, Bescheinigungen & Zeugnisse oder tragen die Protokolle von Mitarbeitergesprächen direkt ein.
Ebenen lassen sich wie Ordner anlegen (z. B. "Verträge", "Gehalt", "Gesundheit", "Schulungen"). So bleibt Ihre digitale Personalakte übersichtlich – auch wenn sich interne Prozesse verändern.
Sichtbarkeit & Freigaben steuern
Nicht jedes Dokument soll für Mitarbeitende generell oder sofort sichtbar sein. In Planery legen Sie pro Dokument fest, ob es für den Mitarbeiter sichtbar ist und – falls gewünscht – ab welchem Datum es automatisch freigegeben wird.
Wird etwas neu freigegeben, etwa ein Lohnzettel oder eine neue Vereinbarung, erhält der Mitarbeiter eine Push-Nachricht in der App. Sie müssen nicht mehr hinterhertelefonieren, und trotzdem ist alles nachvollziehbar dokumentiert.
Stammdaten & Mitarbeiterdaten zentral in der digitalen Personalakte verwalten.
Die beste digitale Personalakte hilft wenig, wenn Stammdaten nicht gepflegt werden. In Planery bearbeiten Sie bestehende Mitarbeiter:innen zentral und konsistent.
Einmal gepflegt, sind Stammdaten wie:
- Kontaktdaten
- Rolle und Standort
- Arbeitszeitmodell
- Berechtigungen
in der gesamten Plattform und in jeder digitalen Mitarbeiterakte korrekt – vom Dienstplan über die digitale Zeiterfassung bis zur Urlaubsverwaltung. Änderungen an einem Ort, keine widersprüchlichen Informationen mehr in verschiedenen Datensätzen.
Schulungen & Zertifikate direkt an der digitalen Mitarbeiterakte
Gerade in regulierten Branchen – etwa Gastronomie, Pflege, Medizin oder Lebensmittelhandel – sind Schulungen und Zertifikate entscheidend. In Planery hängen sie direkt an der digitalen Personalakte.
Im Reiter "Schulungen" können Sie absolvierte Kurse, Fortbildungen, Zertifikate und Pflichtschulungen über das Plus-Symbol dokumentieren. Jede Schulung ist damit eindeutig einem Mitarbeiter zugeordnet.
Ablaufdaten & Erinnerungen
- Ablaufdatum pro Schulung direkt in der Akte hinterlegen.
- Automatische Erinnerung, bevor eine Qualifikation abläuft.
Schulungen im Dashboard – für die richtigen Personen
- Schulungen im Dashboard-Widget auf einen Blick sehen.
- Über die Rollenberechtigung "Schulungen im Dashboard anzeigen" steuern, welche Nutzer diese Infos sehen.
Lohnzettel, Impfungen & Bewerber – alles in einer digitalen Personalakte Software
Planery geht über die klassische Dokumentenablage hinaus und bildet typische HR-Prozesse komplett digital ab.
Lohnzettel im Batch zustellen
Lohnzettel laden Sie gesammelt hoch, die Zuordnung erfolgt anhand Mitarbeiternummer & Name. Jede Person erhält automatisch den richtigen Lohnzettel in ihrer digitalen Personalakte und eine Push-Nachricht, sobald dieser verfügbar ist. Kein Ausdrucken, kein Kuvertieren, kein Verteilen mehr.
Impfungen & Gesundheitsnachweise
Impfungen – etwa Covid oder Hepatitis – können direkt beim Mitarbeiter hinterlegt werden, inklusive Gültigkeit. Damit eignet sich Planery besonders für Ärzte, Pflegeeinrichtungen und medizinische Betriebe, bei denen bestimmte Nachweise Pflicht sind.
Bewerberverwaltung und Meetings
Mit der integrierten Bewerberverwaltung bilden Sie den gesamten Bewerbungsprozess direkt in Planery ab. Bewerberdaten und Meetings werden im Bewerberprofil dokumentiert. Wird ein Bewerber übernommen, machen Sie ihn mit einem Klick zum Mitarbeiter – alle eingetragenen Daten bleiben erhalten und bilden die Grundlage für die spätere digitale Personalakte, ganz ohne zusätzliche Lizenz in der Bewerbungsphase.
"Planery ist für uns ein Meilenstein in der Personaleinsatzplanung unserer Filialen. Durch Planery wird uns Übersicht, Effizienz und Qualität von der Dienstplanerstellung bis hin zur Überleitung an die Lohnverrechnung – in ansprechender digitaler Umsetzung – erst überhaupt ermöglicht."
„Wir nutzen Planery zur täglichen Dienstplanung und Zeiterfassung für rund 350 LKW-Fahrer und Beifahrer. Wir schätzen dabei ganz besonders die intuitive und einfache Bedienbarkeit, sowie die wirklich sehr unkomplizierte und zielorientierte Zusammenarbeit mit dem Team von Planery.“
„Digitalisierung muss einfach, schnell und wertsteigernd sein. Das haben wir mit Planery gefunden und konnten unsere Prozesse effizienter gestalten. Langfristig haben wir mit Planery alle Möglichkeiten, um zukunftsorientiert zu agieren und ein österreichisches Partnerunternehmen, auf das wir uns verlassen können."
„Planery hat einen großen Mehrwert in unserem Unternehmen. Die Anwendung ist sehr benutzerfreundlich und vereint viele Aspekte zwischen Mitarbeiter und HR. Das Feedback unserer Mitarbeiter ist sehr positiv. Wir können Planery nur empfehlen.“
Warum Unternehmen ihre digitale Personalakte mit Planery führen
Die digitale Personalakte ist Teil einer Plattform, die speziell für die Praxis in Betrieben entwickelt wurde – weg vom Excel- und Papierdenken, hin zu klaren Prozessen.
Sie profitieren von:
- Zeitersparnis: Weniger manuelle Schritte, weniger Suchen, weniger Nachfragen.
- Rechtssicherheit & Nachvollziehbarkeit: Dokumentierte Freigaben, Signaturen und Rollenrechte.
- Besserem Mitarbeitererlebnis: Mitarbeitende finden Lohnzettel, Dokumente und Infos selbst in der App.
- DSGVO-konforme digitale Personalakte: Hosting in Österreich, klare Rollen & Berechtigungen.
Und das alles eingebettet in eine zentrale Lösung:
Online Dienstplan – Schichten planen, Besetzungen optimieren, Mitarbeiter einbinden.
Digitale Zeiterfassung – Arbeitszeiten gesetzeskonform und transparent erfassen.
Online Urlaubsplaner – Urlaube, Krankenstände & Zeitausgleich übersichtlich verwalten.
Funktionen im Überblick – alle Module und Möglichkeiten im Detail.
Branchenlösungen – zugeschnitten auf Gastronomie, Handel, Hotellerie, Medizin…
Whistleblower Plattform – Verstöße einfach und anonym melden.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Personalakte
Sie können alle mitarbeiterbezogenen Dokumente ablegen: Verträge, Zusatzvereinbarungen, Lohnzettel, Schulungsnachweise, Impfungen, Gesprächsprotokolle, Monatsberichte und vieles mehr. Dazu kommen Stammdaten, Schulungen mit Ablaufdatum und weitere Informationen wie Impfstatus.
Ja. Planery wurde speziell für die Verwaltung von Mitarbeiter- und Arbeitszeitdaten entwickelt. Rollen, Berechtigungen und Freigaben sorgen dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben. Sie ersetzen unsichere Lösungen wie Papierordner, Fileserver-Ordner oder E-Mail-Anhänge durch eine DSGVO-konforme digitale Personalakte
Nein. Planery läuft im Browser und über die App. Sie benötigen keine eigenen Server und kein aufwendiges IT-Projekt. Ein Internetzugang und ein aktueller Browser reichen aus – die technische Wartung übernimmt Planery. So kann HR sofort starten, ohne auf eine langfristige interne IT-Freigabe warten zu müssen.
Ja, wenn Sie Dokumente für Mitarbeitende freigeben. Sie entscheiden je Dokument, ob es sichtbar ist und ab wann. Mitarbeitende sehen ihre Unterlagen in der Planery-App und werden per Push-Nachricht informiert, wenn neue Dokumente bereitstehen.
Schulungen werden direkt im Reiter „Schulungen“ bei der jeweiligen Person hinterlegt. Sie können ein Ablaufdatum setzen und werden zur Erneuerung erinnert. Über das Dashboard-Widget und die entsprechende Rollenberechtigung sehen berechtigte Nutzer, bei wem Schulungen bald ablaufen oder fehlen.
Sie können schrittweise umstellen: zunächst aktuelle Verträge, Lohnzettel und Schulungen digital ablegen, später alte Unterlagen nachziehen. Ziel ist, dass Sie mittelfristig keine neuen Papierakten oder PDFs in Ordnerstrukturen auf Servern mehr anlegen müssen, sondern alles digital & Zentral verwalten.
Sie starten mit einem Testzugang, legen Ihre Mitarbeitenden an bzw. importieren sie, pflegen Stammdaten und beginnen, Dokumente hochzuladen. Von dort aus können Sie nach und nach Lohnzettel, Schulungen, Impfungen und Berichte in die digitale Personalakte übernehmen – unterstützt vom Planery-Team, wenn Sie möchten.
Planery wird von kleinen Betrieben mit wenigen Mitarbeitenden ebenso genutzt wie von Unternehmen mit mehreren Standorten und großen Teams. Die digitale Personalakte skaliert mit: Sie starten mit einem Standort oder Team und können bei Bedarf jederzeit weitere Mitarbeitende, Filialen oder Bereiche hinzufügen.
Die Begriffe "digitale Personalakte" und "elektronische Personalakte" werden synonym verwendet. Beide bezeichnen die digitale Verwaltung aller mitarbeiterbezogenen Dokumente und Stammdaten in einer Software statt in Papierordnern. In Planery umfasst die digitale Personalakte zusätzlich Schulungen, Impfnachweise und eine direkte Verknüpfung mit Dienstplanung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung.
Nächster Schritt: Digitale Personalakte mit Planery testen
Stellen Sie sich vor, Sie müssten nie wieder in einem alten Ordner nach dem aktuellen Vertrag oder einem Schulungsnachweis suchen – weil alles mit wenigen Klicks in der digitalen Personalakte sichtbar ist.